Licencja spedycyjna – co to jest i jak uzyskać?

W branży transportowej, zarówno przewoźnicy, jak i pośrednicy muszą spełniać określone wymogi prawne, aby móc legalnie prowadzić swoją działalność. Jednym z kluczowych elementów jest uzyskanie odpowiedniej licencji. W niniejszym artykule omówimy, czym jest licencja spedycyjna, kto jej potrzebuje, jakie wymagania trzeba spełnić, aby ją uzyskać, oraz czym różni się od licencji transportowej. Dowiesz się także, jakie dokumenty są wymagane przy składaniu wniosku oraz jakie są koszty związane z uzyskaniem licencji spedycyjnej.

Spedycja, czyli pośrednictwo przy przewozie rzeczy

Podejmowanie i wykonywanie działalności w zakresie transportu drogowego w Polsce wymaga w większości przypadków uzyskania odpowiedniej licencji lub zezwolenia. Dotyczy to zarówno przewoźników posiadających własny tabor, którym wykonują przewozy, jak przedsiębiorców, którzy zajmują się pośrednictwem i spedycją. Pojęcie spedycji odnosi się do procesu organizacji transportu towarów. Firmy spedycyjne przyjmują zlecenia, które następnie przekazują do wykonania uprawnionym przewoźnikom, którzy dysponują licencją transportową. One same również muszą uzyskać na taką działalność zgodę w postaci licencji spedycyjnej, jak zwykło się ją określać. Urzędowa nazwa tego dokumentu brzmi jednak nieco inaczej. Jest to licencja na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy.

Kto potrzebuje licencji spedycyjnej?

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność polegającą na pośrednictwie w przewozie rzeczy powinni uzyskać odpowiednią licencję. Dopiero po jej otrzymaniu będą uprawnieni do przekazywania zleceń dla końcowych wykonawców operacji transportowej, zatem złożenie wniosku o licencję powinni oni zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Czynności spedycyjne nie ograniczają się jedynie do przekazywania zleceń do przewoźników, dlatego też wszystkie pozostałe obowiązki należące do spedytora (np. planowanie transportu, optymalizacja tras), mogą być realizowane bez posiadania licencji, jednak w takim wypadku spedytor nie jest uprawniony do zlecenia przewozu firmie transportowej.

Co ważne, pośrednictwo przy przewozie nie ogranicza się jedynie do działalności spedycyjnej. Obowiązek posiadania licencji na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy dotyczy wszystkich podmiotów, które byłyby w ramach swojej działalności zaangażowane w przekazywanie zleceń przewozu dalej, kolejnym przewoźnikom posiadającym stosowne uprawnienia.

Licencja spedycyjna – wymagania

Przedsiębiorca, który zamierza ubiegać się o licencję spedycyjną, będzie musiał wykazać, że spełnia określone w ustawie wymogi. Dopiero po udowodnieniu, że odpowiada wszystkie kryteria i dokonaniu opłaty za wydanie licencji, będzie mógł otrzymać dokument pozwalający na działalność pośrednika. Wymagania, które musi spełnić przewoźnik, prezentują się następująco:

• przedsiębiorca (żaden z członków zarządu spółki) nie był karany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa karne skarbowe lub przestępstwa umyślne związane z prowadzeniem działalności w zakresie spedycji
• przedsiębiorca (żaden z członków zarządu spółki) nie ma prawomocnego zakazu prowadzenia działalności w transporcie drogowym
• przynajmniej jedna osoba zarządzająca przedsiębiorstwem posiada certyfikat kompetencji zawodowych lub wyznaczono osobę zarządzającą transportem drogowym, która go posiada
• przedsiębiorca ma odpowiednią zdolność finansową

Licencja spedycyjna – zdolność finansowa

Posiadanie odpowiedniej sytuacji finansowej jest jednym z kryteriów, które obligatoryjnie musi spełniać przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie pośrednictwa. Przez to pojęcie rozumie się, że dysponuje on środkami finansowymi lub majątkiem w wysokości 50 000 euro. Dokładna wartość tej kwoty ustalana jest na podstawie kursu Narodowego Banku Polskiego w ostatnim dniu minionego roku kalendarzowego (np. za 2023 r. ustalana jest na podstawie kursu z 31.12.2022 r.).

Podobny wymóg zobowiązani są spełnić przewoźnicy, którzy ubiegają się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, jednak w ich przypadku dopuszczalne jest wykupienie ubezpieczenia odpowiedzialności zawodowej. Przedsiębiorcy, którzy chcą uzyskać licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy nie mogą skorzystać z takiego rozwiązania. Swoją odpowiednią sytuację finansową dokumentują oni na podstawie:

• rocznego sprawozdania finansowego,
• posiadanych środków finansowych lub aktywów,
• posiadanych zbywalnych papierów wartościowych (np. akcji),
• własności nieruchomości,
• poręczenia/gwarancji bankowej.

Wykupienie ubezpieczenia odpowiedzialności zawodowej nie będzie pozwalało na udowodnienie zdolności finansowej.

Kto wydaje licencję spedycyjną?

Organem odpowiedzialnym za wydawanie licencji spedycyjnej jest starosta właściwy dla miejsca, w którym zarejestrowano przedsiębiorstwo ubiegające się o licencję. Powinno ono się zgadzać z danymi zawartymi w CEIDG (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) lub KRS. Wniosek o udzielenie licencji należy zatem przedłożyć w starostwie powiatowym lub urzędzie miasta, jeśli adres firmy znajduje się w mieście na prawach powiatu.

Starosta jest również organem uprawnionym do cofania lub dokonywania zmian w licencji.

Licencja spedycyjna – wymagane dokumenty

Przedsiębiorstwo ubiegające się o licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy powinno złożyć w starostwie stosowny wniosek. W jego treści podaje się m.in. oznaczenie, numer NIP, adres i siedzibę przedsiębiorcy. Dla potwierdzenia, że przedsiębiorca spełnia wszystkie stawiane mu wymogi, do wniosku dołącza się też:

• oświadczenie osoby zarządzającej transportem wraz z kserokopią certyfikatu kompetencji zawodowych,
• oświadczenie o niekaralności przedsiębiorcy (wymóg dobrej reputacji)
• dokumenty potwierdzające zdolność finansową,
• potwierdzenie opłaty za udzielenie licencji

Dokładny wzór wniosku oraz załączników można znaleźć w odpowiednim urzędzie. Po złożeniu i  pozytywnej weryfikacji dokumentów, starosta udziela licencji na okres od 2 do 50 lat w  zależności od wniesionej opłaty.

Ile kosztuje licencja spedycyjna?

Za udzielenie licencji spedycyjnej przedsiębiorca ubiegający się o nią zobowiązany jest wnieść opłatę a potwierdzenie opłaty dołączyć do wniosku. W 2023 roku opłata za licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy jest uzależniona od okresu, na jaki licencja ma zostać udzielona i wynosi:

• na okres od 2 do 15 lat: 800 zł,
• na okres od 15 do 30 lat: 900 zł.
• na okres od 30 do 50 lat: 1000 zł.

Czym różni się licencja spedycyjna od licencji transportowej?

Działalność w zakresie transportu drogowego w większości przypadków wymaga od zainteresowanego przedsiębiorcy uzyskania odpowiedniej licencji. Poza pośrednikami stosowną licencją bądź zezwoleniem powinni także dysponować przewoźnicy drogowi, którzy odpowiadają za transport ładunku od nadawcy do odbiorcy.

Licencja spedycyjna nie upoważnia jej posiadacza do wykonywania przewozów drogowych nawet jeśli pośrednik posiadałby własny tabor. Przedsiębiorca łączący ze sobą te 2 funkcje zobowiązany jest do posiadania zarówno licencji na pośrednictwo jak i na transport. Analogicznie w przypadku przewoźników drogowych dysponujących zezwoleniem na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencją wspólnotową. Jeśli oprócz transportu zajmują się oni także pośrednictwem i przekazywaniem ładunków do innych firm transportowych, powinni oni posiadać licencję spedycyjną.

W odróżnieniu od licencji transportowych w licencji spedycyjnej nie rozróżnia się transportu krajowego i międzynarodowego ani transportu pojazdami o tonażu do 3,5t lub powyżej tej wartości. Każdy przedsiębiorca zajmujący się pośrednictwem przy przewozie rzeczy powinien dysponować licencją na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy niezależnie od  trasy przewozu ani tonażu pojazdów, które będą ten transport realizować