Kontrola siedziby firmy transportowej – czy Twoja siedziba przeszłaby kontrolę GITD?

Warunki uzyskania licencji transportowej

Przewoźnik drogowy, aby być w stanie, zgodnie z przepisami, wykonywać swój zawód, musi posiadać stosowne uprawnienia w postaci właściwej licencji transportowej. W przypadku przedsiębiorcy, zamierzającego realizować przewozy zarobkowe pojazdami o dmc powyżej 3,5 tony lub autobusami, konieczne będzie uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. W przewozach międzynarodowych konieczność ta zachodzi nawet wobec tzw. busiarzy, czyli przewoźników posiadających w swojej flocie pojazdy o dmc 2,5 – 3,5 tony. Ponadto przy transporcie za granicę konieczne jest posiadanie osobnej licencji na transport międzynarodowy – licencji wspólnotowej.

Przewoźnik, który ubiega się o wspomniane dokumenty, musi spełnić następujące wymagania:

1. posiadać rzeczywistą i stałą siedzibę w jednym z państw członkowskich;
2. cieszyć się dobrą reputacją;
3. posiadać odpowiednią zdolność finansową; oraz
4. posiadać wymagane kompetencje zawodowe.

Wymienione warunki wykonywania zawodu przewoźnika drogowego wynikają z zapisów Rozporządzenia WE nr 1071/2009 i są tym samym jednolite na terenie Wspólnoty Europejskiej. W dalszych artykułach Rozporządzenia oraz w polskiej Ustawie o transporcie drogowym, ustawodawca precyzuje, w jaki sposób sprostać postawionym wymaganiom.

To, czy firma rzeczywiście może uzyskać licencję, o którą się ubiega, weryfikuje ostatecznie odpowiedni organ administracji publicznej – Starostwo Powiatowe lub Główny Inspektorat Transportu Drogowego. Jeżeli pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości co do informacji zawartych we wniosku, organ może wezwać do przedsiębiorcę do wyjaśnień lub udać się na kontrolę do jego siedziby. Jak często przeprowadza się takie kontrole i ile z nich zakończyło się odrzuceniem wniosku? Odpowiedź w poniższym artykule.

Rzeczywista i stała siedziba

Wbrew pozorom, bardzo wielu firmom problem sprawia spełnienie już pierwszego (na pierwszego rzut oka – podstawowego) warunku, jakim jest posiadanie rzeczywistej i stałej siedziby. Co dokładnie Ustawodawca rozumie pod tym hasłem, wyjaśnia art. 5 Rozporządzenia 1071/2009.

Część z podpunktów odnosi się stricte do kwestii formalnych związanych z prowadzeniem działalności. Ustawodawca wskazuje m.in. na konieczność zarejestrowania działalności we właściwym rejestrze – np. w Polsce, w przypadku spółek, za taki rejestr należy uznać Krajowy Rejestr Sądowy. Należy także podlegać podatkowi od dochodów, a gdy wymaga tego prawo danego kraju – posiadać ważny numer identyfikacyjny do celów podatku od wartości dodanej.

Warunek rzeczywistej i stałej siedziby narzuca również wymagania dotyczące floty:

• dysponowanie co najmniej jednym pojazdem, który został zarejestrowany zgodnie z przepisami danego kraju,
• posiadanie bazy eksploatacyjnej dla swoich pojazdów,
• organizowanie przewozów w taki sposób, aby każdy pojazd poruszający się w ruchu międzynarodowym wracał do bazy nie później niż w ciągu ośmiu tygodni od jej opuszczenia.

Z punktu widzenia ostatnich kontroli, bardzo ważne jest również to, aby przedsiębiorca dysponował odpowiednimi lokalami, w których rzeczywiście prowadzi swoją działalność.

Lokal firmy – jaki nie spodoba się urzędnikowi?

W stosunku do miejsca prowadzenia działalności, Ustawodawca podaje, że przewoźnik musi:

1. posiadać lokale, w których ma dostęp do oryginałów dokumentów dotyczących głównej działalności – w formie elektronicznej lub w dowolnej innej formie – w szczególności do umów przewozowych, dokumentów dotyczących pojazdów, którymi dysponuje przedsiębiorca, dokumentów księgowych, akt dotyczących pracowników, umów o pracę, dokumentów dotyczących zabezpieczenia społecznego, dokumentów zawierających dane na temat przydziału zleceń dla kierowców i ich delegowania, dokumentów zawierających dane na temat kabotażu, czasu prowadzenia pojazdu i okresów odpoczynku oraz do wszelkich innych dokumentów, do których właściwy organ musi mieć dostęp, w celu weryfikacji spełnienia przez przedsiębiorcę warunków przewidzianych rozporządzeniu;
2. w sposób rzeczywisty i ciągły prowadzić działania administracyjne i handlowe przy wykorzystaniu odpowiedniego sprzętu i urządzeń w lokalu, o którym mowa w poprzednim punkcie, znajdującym się w tym państwie członkowskim.

Przepisy nie wskazują wprost, jaką powierzchnię powinien mieć lokal przedsiębiorcy, czy jakimi urządzeniami ma on dysponować na miejscu. Stosując jednak zasady ogólne, można wnioskować, że miejsce prowadzenia działalności ma spełniać standardy BHP i gwarantować możliwość faktycznego prowadzenia działalności.

Z pewnością warto również zadbać o to, aby podstawowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jak i każde dodatkowe miejsce, były wskazane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Niejednokrotnie zdarza się, że organ wydający licencję wzywa do uzupełnienia tych danych. To z kolei prowadzi do wydłużonego czasu oczekiwania na rozpatrzenie wniosku i niepotrzebnego stresu.

Protokół oględzin

Przeprowadzone do tej pory kontrole, w których uczestniczyły firmy transportowe, będące naszymi partnerami wskazują, że organ przeprowadzający oględziny siedziby przedsiębiorcy ocenia kilka podstawowych kwestii:

1. Powierzchnia lokalu do wyłącznego użytku przedsiębiorcy
2. Przebywanie (bądź nie) w lokalu osób działających na rzecz innego przewoźnika
3. Ilość innych firm zarejestrowanych pod wskazanym adresem
4. Wyposażenie lokalu do wyłącznej dyspozycji przedsiębiorcy
5. Liczba stanowisk pracy
6. Miejsce przechowywania dokumentów, w tym dokumentów księgowych

Ile kontroli przeprowadzono?

Wzmożone kontrole siedzib przedsiębiorców wynikają pośrednio z zapisów preambuły Pakietu Mobilności, który niedawno świętował swoje 3 urodziny. Ustawodawca unijny, jako jeden z kluczowych celów wprowadzenia Pakietu, podał przeciwdziałanie istnieniu firm tzw. „skrzynek pocztowych”, które nie wykonują faktycznie działalności we wskazanym miejscu. To z kolei ma doprowadzić do zwiększenia uczciwości i przejrzystości rynku transportu drogowego.

W związku z sygnałami przekazywanymi od przewoźników, z którymi na co dzień współpracujemy, postanowiliśmy zwrócić się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego z pytaniem o liczbę przeprowadzonych oględzin siedzib przedsiębiorców w ostatnim czasie. W odpowiedzi udzielonej 18 września 2023 r. GITD wskazało, że w okresie od 1 marca 2023 r. przeprowadzono 53 wizje lokalne. Niestety, w pięciu przypadkach organ, na podstawie zgromadzonych dowodów, wydał decyzję o odmowie udzielenia licencji transportowej.  

Chcesz uzyskać licencję i potrzebujesz wsparcia?

W ramach działalności naszej firmy pomagamy w uzyskaniu zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencji wspólnotowej. Dzięki naszemu doświadczeniu w tego typu sprawach, oprócz pomocy w skompletowaniu niezbędnych wniosków, kompleksowo doradzamy i wspieramy przewoźników na każdym etapie prowadzenia działalności.

Więcej informacji na temat organizacji licencji transportowych: https://abc-szkolenia.com/uslugi/audyt-doradztwo-adr-i-tsl/zakladanie-firmy-transportowej/

Dla nowych firm, przygotowaliśmy pakiet usług, dzięki którym rozpoczęcie działalności w transporcie przebiegnie sprawnie i bezproblemowo. Więcej o programie WSPARCIE NA STARCIE: https://abc-szkolenia.com/wspolpraca/wsparcie-na-starcie/