Problemy z uzyskaniem licencji transportowej

Zgodnie z informacją, jaką Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) zamieścił na swojej stronie odnośnie do podjętych środków mających na celu zapobieganie nieuczciwym praktykom na rynku transportowym, przedsiębiorcy ubiegający się o uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencji wspólnotowej muszą uzbroić się w cierpliwość, gdyż procedowanie wniosków może ulec wydłużeniu. Wynika to z potrzeby przeprowadzania bardziej szczegółowej weryfikacji, w ramach której urząd wzywa przedsiębiorców do przedłożenia dokumentów, o których nie ma mowy w ustawie.

Czego może wymagać urząd?

W ramach dokładnej kontroli podanych we wniosku informacji, urząd może domagać się wyjaśnień odnośnie do następujących kwestii:

• prawo do dysponowania miejscem wskazanym jako siedziba firmy,
• prawo do dysponowania wskazaną bazą eksploatacyjną,
• dokumentacja fotograficzna siedziby firmy oraz bazy,
• ilość firm przypisanych do osoby zarządzającej transportem w KREPTD.

Z pozoru, zdobycie odpowiednich dokumentów nie powinno stanowić większych problemów, natomiast należy mieć na uwadze, że to organ udzielający zezwolenia oraz licencji (w tym przypadku GITD) decyduje o tym, co jest „odpowiednie”.

Problemy napotykane przez nowych przewoźników

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w zarobkowym transporcie drogowym, zobowiązani są do spełnienia wymogów określonych w unijnym rozporządzeniu (WE) 1071/2009. Odpowiednie organy udzielające licencji transportowej przeprowadzają weryfikację i jeżeli przebiegnie ona pomyślnie, wydają licencję. W zależności od urzędu cała procedura zajmuje od kilku dni do około miesiąca, jednak w ostatnim czasie coraz więcej procesów ulega wydłużeniu ponad ten okres, kiedy wniosek o wydanie licencji kierowany jest do najwyżej postawionego organu sprawującego w Polsce pieczę nad transportem – Głównego Inspektora Transportu Drogowego.

Wezwania do uzupełnienia wniosków

Dotychczas rozpatrzenie nowego wniosku w GITD zajmowało około 3 tygodni. Niestety od momentu wprowadzenia zaostrzonej weryfikacji, niejeden nowy przewoźnik był zmuszony czekać do kilku miesięcy na uzyskanie licencji, z powodu kilkukrotnych wezwań do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia wniosku.

Niekoniecznie chodzi tu o gapiostwo petentów. Dokumentacja fotograficzna wraz z dokumentami potwierdzającymi prawo do dysponowania siedzibą firmy oraz bazą eksploatacyjną nie zostały bowiem dodane do listy obowiązkowych załączników do wniosku o uzyskanie licencji, która musi odpowiadać postanowienom art. 7a Ustawy o transporcie drogowym. Pomimo to niemalże każdy przedsiębiorca musi dodać do wniosku ponadprogramowe elementy a jeśli tego nie zrobi, urząd wezwie go do uzupełnienia wniosku, co poskutkuje opóźnieniami.

Próbując wyjść naprzeciw firmom transportowym, Inspektorat opublikował w zestawieniu wymaganych dokumentów informację, że np. do wniosku „możesz dołączyć dodatkowo tytuł prawny”. Na tej podstawie nadal nie można traktować go jako obowiązkowy załącznik, jednak finalnie konieczność przesłania takowego tytułu dosięgnie prawie każdego wnioskującego.

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, samo dostarczenie tych dokumentów może okazać się problematyczne. Na samym początku, petent otrzymuje informację z GITD w wiadomości e-mail, gdzie wyszczególnione jest to, czego urząd od niego oczekuje, wraz z adnotacją:

„Jednocześnie informujemy, iż w sytuacji gdy powyższe dokumenty muszą zostać przedstawione w oryginale, to należy je przesłać drogą pocztową/kurierem lub w wersji elektronicznej.”

 W wiadomościach nie jest wspomniane czy dany dokument musi być kserokopią, oryginałem, czy może kserokopią natomiast z oryginałem do wglądu, co wprowadza wiele osób w zakłopotanie. Przedłożenie niewłaściwej formy dokumentu zaowocować może ponownym wezwaniem do uzupełnienia braków.

W dalszej części adnotacji widnieje informacja dotycząca formy przekazania dokumentów:

„Urząd nie prowadzi weryfikacji dokumentów przesłanych „na maila”.”

Gdy z kolei petenci kontaktują się z infolinią GITD, żeby upewnić się, jak złożyć brakujące załączniki w urzędzie, okazuje się, że pliki przesłane na adres mailowy również są brane pod uwagę, wbrew temu co jest napisane w wezwaniu i rodzi to zamieszanie.

Po uzupełnieniu wniosku często okazuje się, że jego weryfikacja również może zająć około 3 tygodni, czyli tyle, ile trwa rozpatrywanie samego wniosku. Nie dość, że wydłuża to czas oczekiwania na uzyskanie licencji, to też nie oznacza końca procedowania wniosku. Może wyniknąć, że dokumenty nie są adekwatne według GITD i całość zaczyna się od początku.

Zdarzały się również sytuacje, z których wynikało, że urząd nie weryfikuje całego kompletu załączników, przez co ubiegający się o licencję był kilkukrotnie wzywany do uzupełnienia tego samego wniosku a każde wezwanie dotyczyło innego dokumentu. W znacznym stopniu utrudnia to załatwienie sprawy przez przedsiębiorcę.

Siedziba firmy

W ramach dodatkowej weryfikacji, urząd może zażądać od petenta przedstawienia tytułu prawnego do siedziby firmy wraz z jej dokumentacją fotograficzną. Jako dokument potwierdzający tytuł prawny, można przedstawić m.in:

• umowę najmu,
• umowę użyczenia,
• akt notarialny/wypis z księgi wieczystej (jeśli siedziba firmy znajduję się w domu przedsiębiorcy).

Z kolei w ramach dokumentacji fotograficznej, należy wykonać kilka zdjęć lokali, z których przewoźnik będzie wykonywał działania administracyjne. Powinny znajdować się na nich elementy niezbędne do prowadzenia działalności (komputer, drukarka, szafki, segregatory na dokumenty itp.).

Problemy, z jakimi spotkał się niejeden przedsiębiorca, skupione są przeważnie na treści przedstawionych umów najmu i podobnych, gdzie czasem jedno słowo mogło być powodem do odrzucenia dokumentu. Do najczęstszych błędów stwierdzanych przy weryfikacji tytułu prawnego do lokalu siedziby firmy możemy zaliczyć:

• Brak oświadczenia właściciela w umowie, że posiada prawo do dysponowania lokalem, który oddaje najemcy lub biorącemu;
• Brak sprecyzowanego przedmiotu umowy. Należy dokładnie określić: ile pomieszczeń jest oddanych do użytku, jaką powierzchnię zajmuje dany lokal i czy w ramach umowy uwzględnione są tereny przynależne.
• Brak informacji o tym, że lokal będzie przeznaczony na cele prowadzenia działalności gospodarczej;
• Brak informacji o tym, czy umowa została zawarta na czas określony czy nieokreślony.

Jeżeli w umowie zabraknie wyżej wymienionych informacji lub zostaną źle sformułowane, ubiegający się o licencję, może spodziewać się wezwania do uzupełnienia braków.

Baza eksploatacyjna

Podobnie jak w przypadku siedziby firmy, ubiegający się o licencję muszą wykazać, że posiadają prawo do użytkowania wyznaczonej bazy eksploatacyjnej.

W tym przypadku również należy zwrócić uwagę na treść umowy, ponieważ częstymi powodami odrzucenia przedstawionych dokumentów do tej pory były, podobnie jak w przypadku siedziby, brak oświadczenia właściciela bazy, że posiada prawo do dysponowania lokalem, który oddaje przewoźnikowi w użytkowanie, czy brak sprecyzowanego przedmiotu umowy. Pojawiły się również sytuacje, gdzie kwestionowano, że dana działka może faktycznie stanowić bazę eksploatacyjną ze względu na przeznaczenie terenu.

Ponownie, oprócz samej umowy przedsiębiorcy powinni dołączać także dokumentację fotograficzną, na której będzie widoczne miejsce przeznaczone na postój pojazdu oraz dojazd do niego. Dla bezpieczeństwa nie zaszkodzi umieszczenie na zdjęciu także pojazdu w celu podkreślenia autentyczności bazy eksploatacyjnej, która powinna odpowiadać ustawowemu przeznaczeniu.  Z tego względu warto jest dokładnie zweryfikować charakter przedstawianego adresu.

W przypadku, gdy przedłożone dokumenty okazują się niezadowalające dla urzędu, wnioskujący jest zmuszony do szukania innego miejsca przeznaczonego na bazę eksploatacyjną.

Liczba firm przypisanych do Zarządzającego Transportem w KREPTD

Kolejną rzeczą, która okazuje się problematyczna przy ubieganiu się o licencję, jest fakt, że Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD) nie jest aktualizowany na bieżąco. W tym rejestrze urząd weryfikuje m.in. liczbę firm, jaka jest przypisana do konkretnej osoby posiadającej certyfikat kompetencji zawodowych.

Zgodnie z rozporządzeniem (WE) 1071/2009 osoba posiadająca certyfikat kompetencji zawodowych nie może zarządzać transportem na podstawie umowy cywilno-prawnej w więcej niż czterech firmach w tym samym czasie, przy czym łączna suma pojazdów w tych przedsiębiorstwach nie może wynosić więcej niż pięćdziesiąt.

W związku z powyższym, jeśli osoba zarządzająca transportem kończy współpracę z daną firmą, powinna również sprawdzić czy dane w KREPTD są aktualizowane i pokrywają się ze stanem faktycznym. W przeciwnym razie pojawi się nieścisłość, gdy taka osoba zechce podjąć współpracę z firmą ubiegającą się o licencję, ponieważ nieaktualne dane mogą wskazywać na to, że działa na rzecz większej liczby przedsiębiorstw niż pozwala na to rozporządzenie.

Dla przykładu:

1. Osoba pełniła funkcję zarządzającego transportem w czterech przedsiębiorstwach w tym samym czasie, natomiast postanowiła zakończyć współpracę z dwoma z nich. W rezultacie, faktycznie świadczy usługi tylko w dwóch firmach.
2. Po jakimś czasie ta osoba podejmuje współpracę z nową firmą, podpisuje z nią umowę i w stosownym oświadczeniu podaje „2” jako liczbę pozostałych przedsiębiorstw, zgodnie ze stanem faktycznym.
3. Okazuje się, że dane w KREPTD nie zostały zaktualizowane i w związku z tym dwie firmy, z którymi współpraca już dawno się zakończyła, wciąż są przypisane do tej osoby i nie może ona wykonywać obowiązków zarządzającego transportem u następnego przewoźnika.

W tej sytuacji urząd będzie domagał się złożenia wyjaśnień odnośnie do rozbieżności informacji podanych w oświadczeniu, a tym co jest widoczne w KREPTD.

Czas to pieniądz

Okres oczekiwania na udzielenie licencji zwykle jest dla przedsiębiorców bardzo stresujący. W końcu zanim złożą wniosek, muszą już posiadać auto, bazę eksploatacyjną, zabezpieczenie finansowe, zarządzającego transportem i wiele innych. Wszystko to generuje koszty, za którymi nie idzie przychód, ponieważ, skoro firma nie posiada licencji transportowej, nie może podejmować zleceń i, co za tym idzie, zarabiać. Z tego względu każda konieczność uzupełniania wniosku i związane z nią przedłużenie procedowanie sprawy może wpływać na wynik finansowy firmy i powodować straty.

Rzadko kiedy można przy tym liczyć na przychylność ze strony Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, który – zgodnie z polskim prawem – powinien działać niezwłocznie. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje, że sprawy powinny być załatwiane przez urząd w czasie nie dłuższym niż miesiąc lub dwa, jeśli sprawa jest szczególnie skomplikowana. W przypadku odwołania termin ten wydłuża się o kolejny miesiąc. Na niekorzyść przedsiębiorców działa też fakt, że rozporządzenie 1071/2009 przewiduje maksymalnie aż 4 miesiące na procedowanie sprawy a każdy dzień bez licencji, będzie dniem „pod kreską”.

Jak uniknąć przedłużenia rozpatrywania wniosku?

Dla uniknięcia przewlekłości postępowania warto wziąć pod uwagę nowe wymagania GITD. Między innymi można od razu dołączyć do wniosku kserokopie umów potwierdzających tytuły prawne do użytkowania siedziby firmy oraz bazy eksploatacyjnej, wcześniej weryfikując ich treść, czy upewnić się, że zarządzający transportem (osoba z certyfikatem) spełnia wszystkie wymogi. W ten sposób możliwe, że uda się zaoszczędzić nieco nerwów i cennego czasu. Nie wiadomo jednak, czy utrudnienia skończą się na przytoczonych przykładach.

Z tego powodu, planując otworzenie działalności w transporcie drogowym, warto zaufać specjalistom. Można w ten sposób skorzystać z ich doświadczenia i przygotować się na rozmaite utrudnienia, jakie stawiają urzędnicy. Profesjonalni doradcy poprowadzą procedurę krok po kroku, informując o wymaganych dokumentach i kryteriach, jakie należy spełnić w celu uzyskania licencji. Następnie przygotują wymaganą dokumentację i będą monitorować sprawę w urzędzie. Nawet w przypadku zaistnienia trudności będą mogli zareagować sprawnie i skutecznie tak, by do minimum ograniczyć czas potrzebny do wydania licencji transportowej.