Wpis manualny na VDO i Stoneridge – wszystko co musisz wiedzieć
W dzisiejszych czasach, kiedy technologia odgrywa kluczową rolę w codziennym życiu kierowców zawodowych, znajomość zasad dotyczących obsługi tachografów staje się niezbędna. Jednym z istotnych aspektów jest umiejętność wykonywania wpisów manualnych, które pozwalają na uzupełnienie brakujących danych dotyczących czasu pracy i odpoczynku kierowcy. W artykule omówimy, czym jest wpis manualny na kartę kierowcy, kiedy jest wymagany, oraz jak poprawnie go wykonać, korzystając z dwóch najpopularniejszych na rynku tachografów – VDO i Stoneridge.
Spis treści
Których kierowców dotyczą wpisy manualne?
Skoro trafiliście na ten artykuł to z pewnością nie jest dla Was żadnym zaskoczeniem, że wobec niektórych kierowców ustanowiono obowiązek rejestracji swojego czasu pracy za pomocą urządzenia zwanego tachografem. Bez wchodzenia w szczegóły można powiedzieć, że wspomniany obowiązek dotyczy kierowców, do których zastosowanie ma Rozporządzenie unijne o numerze 561/2006, czyli najogólniej – prowadzą oni pojazdy o dmc powyżej 3,5 tony lub też pojazdy o konstrukcyjnym przeznaczeniu do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. To oczywiście ogólna zasada, od której mamy sporo wyjątków opisanych między innymi w art. 3 i 13. Tymczasem jednak skupmy się na kierowcy, który takim wyłączeniom nie podlega i swoją pracę musi rejestrować przy pomocy tachografu. Początkowo w pojazdach montowano urządzenia analogowe, czyli takie w których nośnikiem danych były wykresówki. Od 2006 roku w nowo zarejestrowanych pojazdach zaczęły być stosowane tachografy cyfrowe, do obsługi których wymagane stało się posiadanie dedykowanej karty kierowcy. Tachografy cyfrowe przez lata ulegały kilku znaczącym modyfikacjom a ich najnowsze wersje nazywa się już tachografami inteligentnymi.
Na budowę urządzenia cyfrowego zgodnego z wytycznymi zawartymi w przepisach zdecydowało się kilku producentów. Wśród nich zdecydowaną większość na rynku stanowią obecnie tachografy brytyjskiej firmy Stoneridge Electronics oraz niemieckiej firmy Continental Automotive, która jest odpowiedzialna za markę VDO. Mimo, że co do zasady są one przeznaczone do realizacji tych samych funkcji, to różnice w ich obsłudze od strony użytkownika są całkiem duże. Dlatego w dalszej części artykułu omówię wpis manualny na kartę kierowcy wykonany za pomocą najnowszych wersji urządzenia jednej jak i drugiej marki.
Czym jest wpis manualny?
No właśnie – przejdźmy do sedna sprawy. Czym jest wpis manualny na kartę i dlaczego dotyczy on praktycznie każdego kierowcy, który musi używać tachografu? Postaram się wytłumaczyć to na prostym przykładzie.
Wyobraź sobie zwykły dzień pracy kierowcy. Sporo jazdy, trochę innej pracy, jakieś przerwy pomiędzy. Wszystko to z kartą kierowcy włożoną do tachografu. Dzięki temu, że karta znajduje się w urządzeniu każda czynność, o której pisałem, zostanie na niej zarejestrowana i bez problemu będzie można odtworzyć przebieg całego dnia. Po pracy naszemu kierowcy należy się odpoczynek, na który udaje się do domu. Czy jego karta zostaje w tachografie? Zgodnie z przepisami art. 34 Rozporządzenia 165/2014 kierowca ma obowiązek:
- stosować kartę karty kierowcy w każdym dniu, w którym prowadzi pojazd, począwszy od przejęcia pojazdu i nie wyjmować jej przed zakończeniem dziennego okresu pracy, chyba że jej wyjęcie jest dopuszczalne z innych powodów oraz
- odpowiednio chronić swoją kartę kierowcy nie dopuszczając chociażby do sytuacji w których inna, niepożądana osoba mogłaby z niej skorzystać.
W mojej opinii, z powyższego jednoznacznie wynika, że w naszym przykładzie kierowca powinien zabrać kartę ze sobą. Temat jest oczywiście dużo szerszy i w przyszłości z pewnością się nim zajmiemy.
Wracamy do przykładu. Następnego dnia kierowca wraca do pracy, wsiada do pojazdu i… no właśnie. Skoro podczas nieobecności karta nie znajdowała się w tachografie to znaczy, że nic się na niej nie zapisało. Tymczasem podczas kontroli kierowca okazując dane zapisane na karcie kierowcy powinien zadbać o ich ciągłość. W takiej sytuacji tej ciągłości nie ma. Na pomoc przychodzi nam omawiana funkcja tachografu, czyli manualne wprowadzanie danych na kartę. W największym uproszczeniu cały proces przebiega następująco: po powrocie do pojazdu kierowca wkłada kartę do tachografu. Urządzenie „pyta” kierowcę co robił przez czas, kiedy karta nie znajdowała się w żadnym tachografie. Kierowca wprowadza swoje czynności od najstarszej (moment wyjęcia karty) do najświeższej (chwila włożenia karty) i zapisuje dane. Tym samym na karcie mamy naszą upragnioną ciągłość i możemy spokojnie ruszać w trasę.
Oczywiście z wpisami manualnymi nie będziemy mieć do czynienia tylko i wyłącznie w przypadku wyjęcia karty na odpoczynek. Wczytując się w przytoczony już fragment art. 34 można stwierdzić, że ustawodawca przewiduje również inne sytuacje, w których wyjęcie karty jest uzasadnione. Tak będzie chociażby w przypadku każdego oddalenia się od pojazdu – gdy nie mamy kontroli nad tym co dzieje się z pojazdem i kartą zdecydowanie bezpieczniej mieć ją ze sobą a brakujący czas uzupełnić później wpisem manualnym.
Zasady wykonywania wpisów manualnych
Zasad dokonywania wpisów manualnych jest kilka. Pierwsza i najważniejsza jest taka, że mamy tylko jedną szansę wykonania wpisu – przy pierwszym włożeniu karty po nieobecności. Wpisu, który zachowamy w pamięci karty nie da się już na niej zmienić. Stąd przy wykonywaniu wpisów liczy się pewność kierowcy, którą wyrobić można tylko i wyłącznie ćwicząc.
Druga zasada wpisów manualnych dotyczy rodzaju wprowadzonych czynności, którymi mogą być wyłącznie: inna praca (młotki), przerwa, odpoczynek, urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie (łóżko) a także gotowość (koperta). Ręcznie nie da się wpisać jazdy. Wynika to z faktu, że w trakcie kierowania pojazdem objętym obowiązkiem rejestracji czasu pracy, karta kierowcy powinna znajdować się w tachografie i czynność ta musi być rejestrowana automatycznie. Gdy zaś kierowca w trakcie swojej pracy prowadzi jakiś pojazd, w którym nie ma tachografu i później chce wpisać tę czynność na kartę – taki czas traktuje się jak praca inna, czyli młotki.
Tak jak już wspominałem, wpisu manualnego można dokonać wyłącznie dla czynności które odbywały się pomiędzy ostatnim wyjęciem karty a włożeniem jej ponownie do tachografu. Nie mamy szansy zmienić czegoś w dalszej przeszłości lub zapisać aktywności do przodu. Procedura kończy się, gdy godzina zakończenia ręcznie wprowadzanej czynności pokrywa się z godziną włożenia karty. Posługując się pojęciem „godzina” mam na myśli czas lokalny a nie UTC. To właśnie w takim czasie wykonuje się obecnie wpisy na większości urządzeń cyfrowych.
Dla wpisu manualnego nie ma również żadnego wpływu to, jaka była ostatnia zarejestrowana czynność przed wysunięciem karty. Nie raz spotkacie się na pewno z krążącą opinią o tym, że wyjęcie karty musi odbywać się na odpoczynku, ponieważ inaczej cały okres bez karty zostanie potraktowany jak praca. Absolutnie nie! Skoro karty nie ma w tachografie to znaczy, że nic się na niej nie rejestruje. To od nas zależy jak później uzupełnimy brakujący okres, czyli jaki wpis manualny na kartę wykonamy.
Wykonanie wpisu manualnego na VDO – odpoczynek
W pierwszej kolejności zajmiemy się najczęstszym wpisem manualnym na kartę, czyli wpisem odpoczynku przez cały czas trwania nieobecności karty w tachografie.
Najpierw posłużymy się tachografem marki VDO. Wkładamy kartę do pierwszej komory (jeśli nie prowadzimy pojazdu w załodze) i po wyświetleniu przywitania oraz bieżącej daty i godziny urządzenie wskazuje datę i godzinę ostatniego wyjęcia karty z tachografu czyli dokładniej – momentu, w którym na karcie widnieje ostatni zachowany zapis czynności.
Czekamy i dochodzimy do kluczowego pytania: czy wykonać „wpis manualny?”. Sugerowana odpowiedź to „tak”, którą potwierdzamy klawiszem „OK”.
Na górze wyświetlacza pojawia się data ostatniego wyjęcia karty z jakiegoś tachografu – ta sama, którą widzieliśmy przed chwilą. Jej edytować się nie da. Da się z kolei edytować dolny, pulsujący wiersz. Jest to data zakończenia czynności, którą chcemy wpisać w brakujący czas. Domyślnie wyświetlany jest odpoczynek i bieżąca data oraz godzina. Możemy to oczywiście zmienić posługując się klawiszami funkcyjnymi. W tym momencie można również nadpisać informację o kraju zakończenia pracy w dniu wyjęcia karty. Jest to pomocne na przykład w przypadku, gdy kierowca nie zaznaczył wówczas, w jakim kraju zakończył pracę lub chce zmienić wykonany wtedy wpis. W naszym wypadku jednak wystarczy potwierdzić za pomocą klawisza „ok” (od lewej) czynność: odpoczynek, data i godzina: zgodna z bieżącą co również potwierdzamy klawiszem „ok”.
Urządzenie domyślnie pyta o kraj rozpoczęcia naszej pracy. W nowszych urządzeniach wyposażonych w GPS sugerowany będzie kraj w którym obecnie znajduje się pojazd. Wybierzmy PL (Polska) akceptując wybór klawiszem „ok”.
Tachograf pyta nas o akceptację wykonanego wpisu. To bardzo ważny moment ponieważ jest to ostatnia chwila na wykonanie jakichkolwiek zmian we wprowadzonym zapisie. Klikając „nie”, wrócimy do edycji wpisu, klikając „tak” zgadzamy się na zapisanie na karcie wpisanych czynności. Głęboki oddech i… klikamy „tak”. Wpis zostaje zachowany i tachograf zgłasza gotowość do jazdy.
Wykonanie wpisu manualnego na Stoneridge’u – odpoczynek
Teraz to samo zróbmy na tachografie marki Stoneridge. Tego typu wpisy, gdy całą nieobecność kierowca spędza na odpoczynku, są tutaj wyjątkowo proste.
Wkładamy kartę do pierwszej komory. Na początku standardowo wyświetlane jest nazwisko kierowcy oraz data ostatniego wycofania karty w czasie lokalnym. I teraz uwaga. Kolejny widok to pytanie „odpoczynek do teraz?”.
Po zatwierdzeniu tej opcji nastąpi przekierowanie do ekranu dotyczącego wyboru kraju rozpoczęcia pracy oraz pytanie o to, czy wydrukować wprowadzone wpisy (zawsze można to zrobić dla własnego sprawdzenia). Następuje ostatni moment na zmianę naszego wpisu – pytanie „potwierdzić wpisy?”. Zaznaczamy „tak”.
Tachograf informuje o gotowości do jazdy a więc wszystko przebiegło prawidłowo – odpoczynek zapisany!
Dopisanie odpoczynku może się odbywać również w sposób nieco mniej automatyczny – wystarczy, że na pytanie „odpoczynek do teraz?” odpowiemy „nie”. Po wybraniu tej opcji wyświetli się następujący komunikat:
Po akceptacji, po lewej stronie ekranu pojawia się czas ostatniego wyjęcia karty. Po środku wybieramy interesującą nas czynność, którą kierowca wykonywał od momentu wyjęcia karty – w tym przypadku wybieramy łóżko i zatwierdzamy przyciskiem „ok”. Po prawej stronie pojawia się bieżąca data i godzina. Przyciskiem „ok” potwierdzamy kolejno dzień, godzinę i minuty lub też zmieniamy je strzałkami funkcyjnymi w górę lub w dół.
Dalej już analogicznie: kraj rozpoczęcia, pytanie o wydruk oraz ostateczne zatwierdzenie wykonanego wpisu.
Dopisanie czynności przed rozpoczęciem pracy
Załóżmy teraz inną sytuację – mamy do czynienia z kierowcą, który ostatnio dojechał do swojej bazy, zakończył pracę i wyjął kartę z tachografu. Po odpoczynku powrócił do pracy, pomógł w załadunku, odebrał dokumentację i mniej więcej po godzinie od momentu przyjścia do biura udał się do pojazdu, gdzie włożył kartę do tachografu. Zobaczcie jak powinien wyglądać wpis manualny takiego kierowcy.
Najpierw posłużę się tachografem marki VDO. Standardowo po włożeniu karty urządzenie wyświetla powitanie, datę ostatniego wyjęcia karty i przechodzi do pytania o wpis manualny. Potwierdzamy, że chcemy go wykonać. Na górze wyświetlacza pojawia się data ostatniego wyjęcia karty a na dole – pulsująca czynność oraz bieżąca data i godzina. Czynności uzupełniamy w kolejności chronologicznej od wyjęcia karty a zatem docelowo ma to wyglądać tak:
- odpoczynek od wyjęcia karty do bieżącej godziny -1h
- rozpoczęcie pracy -1h temu (wpis kraju rozpoczęcia pracy)
- inna praca od -1h temu do teraz
Pierwszy krok: w dolnym wierszu ustawiamy po lewej symbol łóżka, zatwierdzamy „ok”. Następnie dokładna data zakończenia tej czynności a zatem: bieżący dzień, ale godzina nie ta która wyświetlona jest jako obecna, tylko jedna wstecz. Zmieniamy godzinę klawiszami funkcyjnymi i zatwierdzamy.
Drugi krok: Na górę ekranu „wskakuje” przed chwilą ustawiona godzina zakończenia łóżka a na dole ponownie bieżąca data i godzina. Można sobie wyobrazić, że tachograf mówi do nas:
– „ok, odpoczywałeś do tej godziny, ale co stało się później?”
My z kolei odpowiadamy:
– „Po odpoczynku przyszedłem do pracy, więc chciałbym wpisać kraj rozpoczęcia a następnie zaznaczyć, że aż do teraz wykonywałem inną pracę”.
Jak to zrobić? W pierwszej kolejności, posługując się strzałkami w górę lub w dół, ustawiamy w dolnym wierszu komunikat „kraj rozp.”:
W takim położeniu zatwierdzamy klawiszem „ok” i wskazujemy w jakim kraju (godzinę temu) rozpoczęliśmy zmianę. Zatwierdzamy.
Krok trzeci: urządzenie samodzielnie powraca do ekranu, na którym na górze mamy datę i godzinę zakończenia łóżka a na dole bieżącą. Brakujący okres uzupełniamy teraz inną pracą. Wybieramy jako czynność po lewej młotki i dalej zatwierdzamy bieżącą datę i godzinę (moment włożenia karty).
Następnie wybieramy kraj w którym obecnie jesteśmy i ponownie zatwierdzamy. Pozostaje już tylko zaakceptować wpis i gotowe.
Postępowanie w przypadku tachografu marki Stoneridge jest bardzo podobne. Przypomnę tylko, że w tych modelach najpierw pojawia się pytanie o to czy od ostatniego wyjęcia karty do teraz trwał odpoczynek. W naszym przypadku nie, więc taką opcję wybieramy i deklarujemy chęć wpisania czynności. W Stoneridge’u data, która w VDO była u góry ekranu pojawia się po lewej stronie, czynność – na środku, a wpisane kraju rozpoczęcia wiąże się z odnalezieniem komunikatu „Rozp. zmianę”.
Wpis manualny to nie jedyna opcja
Co do zasady, od kilku lat wpis manualny to podstawowa forma udokumentowania czynności wykonywanych w trakcie nieobecności karty w tachografie. Co więcej, przytaczany już wcześniej art. 34 Rozporządzenia 165/2014 informuje, że Państwa Członkowskie nie mogą nakładać na kierowców obowiązku okazywania innych dokumentów potwierdzających ich czynności w trakcie oddalenia się od pojazdu.
Nie zmienia to faktu, że art. 31 Ustawy o czasie pracy kierowców podaje alternatywne rozwiązanie dla kierowców, którzy z jakichś powodów nie mogą skorzystać z wpisu manualnego lub skorzystanie z niego będzie bardzo niepraktyczne. Tą alternatywą jest zaświadczenie o działalności (potocznie: urlopówka), czyli dokument wystawiony przez pracodawcę potwierdzający czynność wykonywaną przez kierowcę w czasie, gdy jego karta nie znajdowała się w tachografie.
Urlopówka powinna być wystawiona przed wyjazdem w trasę na ustandaryzowanym wzorze. Należy jednak pamiętać, że posługiwanie się zaświadczeniem o działalności to opcja dodatkowa, która nie powinna zastępować wpisu manualnego, gdy ten jest możliwy do wykonania.
Kary za brak wpisu manualnego
Zgodnie z taryfikatorem mandatów umieszczonym w załączniku do Ustawy o transporcie drogowym, niespełnienie wymogu ręcznego wprowadzenia danych na kartę kierowcy może wiązać się z mandatem rzędu 50 zł za każdy brakujący wpis. Mandat nakładany jest w tym wypadku na przewoźnika jednak nie to w tym wszystkim jest najgorsze. Takie zdarzenie traktowane jest jak bardzo poważne naruszenie, co w połączeniu ze zmianami w systemie oceny ryzyka podmiotów wykonujących przewóz drogowy może w bardzo szybki sposób przełożyć się na częstsze kontrole.
Sytuacja sytuacji nierówna
Mimo, że w podanych powyżej przykładach posługiwałem się tachografami pochodzącymi z tego samego okresu, to różnice w sposobie wykonywania wpisów manualnych były widoczne na pierwszy rzut oka. Na początku artykułu wspomniałem, że na rynku dostępnych mamy obecnie wiele rodzajów oraz wersji urządzeń cyfrowych. Co za tym idzie, sposób wykonania wpisów będzie nieco inny w przypadku starszych urządzeń lub w przypadku urządzeń innych producentów.
Dla przykładu, nie mogę nie wspomnieć o poprzednich wersjach tachografów VDO gdzie po wyrażeniu chęci dokonania wpisu manualnego wyświetla się specyficzny komunikat „koniec zmiany?”, który potrafi być bardzo mylący. Zapamiętajcie, że aby bez przeszkód wykonać wpis należy wybrać „nie”. Wówczas dalsze postępowanie jest już w miarę logiczne.
Różnice dostrzeżecie również z pewnością w sytuacji, gdy po raz pierwszy włożycie swoją kartę kierowcy do tachografu inteligentnego. Tachograf poza standardowymi komunikatami zapyta Was między innymi o zgody na udostępnienie swoich danych.
Reasumując – nawet najbardziej szczegółowy artykuł nie zastąpi praktyki. Najważniejsze to wiedzieć jaki jest cel naszego wpisu i postępować zgodnie z komunikatami wyświetlanymi na ekranie tachografu. Ewentualnej pomocy można zawsze szukać u źródła – w przepisach prawa albo (co wygodniejsze aczkolwiek nie zawsze skuteczne) w instrukcji obsługi danego urządzenia. Nie zapominajmy również o bardzo istotnej kwestii praktycznego szkolenia zawodowego. I tutaj serdecznie zapraszam w nasze skromne progi, gdzie przy wykorzystaniu nowoczesnych symulatorów organizujemy ćwiczenia praktyczne na różnych wersjach tachografów, dzięki czemu wykonywanie wpisów manualnych można poćwiczyć bez narażania się na przykre niespodzianki.
