Koniec ważności karty kierowcy – kiedy i jak ją wymienić?

Karta kierowcy to kluczowy element dla monitorowania i rejestrowania czasu pracy kierowców zawodowych. Stanowi bardzo ważną część całego systemu tachografów, czyli urządzeń montowanych w pojazdach ciężarowych i autobusach, które rejestrują aktywność kierowcy, przerwy oraz przejechane kilometry. Dzięki karcie możliwe jest zapisanie tych informacji a następnie dokładne monitorowanie przestrzegania przepisów dotyczących czasu jazdy i odpoczynku, co ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo na drogach. W artykule omówimy, kiedy należy wymienić kartę kierowcy, jak sprawdzić jej ważność oraz jakie kroki podjąć, aby proces wymiany przebiegł sprawnie i bezproblemowo.

Czym jest karta kierowcy i do czego służy?

Rejestracja danych o aktywnościach, jakich w czasie swojego dnia pracy podejmują się kierowcy, ma niebagatelne znaczenie. Co ważne, nie chodzi tu wyłącznie o kwestie kontroli ze strony inspekcji i kosztowne kary, o których nierzadko się słyszy. Istota sprawy wpływa przede wszystkim na bezpieczeństwo drogowe, ale też m.in. na warunki pracy zapewniane kierowcom czy rozliczanie wynagrodzeń. Dlatego też własna karta do tachografu stanowi podstawowe narzędzie pracy kierowców. Szczególnie, jeżeli auto, z którego korzystają, zostało wyprodukowane po 1 maja 2006 r., ponieważ wówczas miała miejsce cyfrowa rewolucja i od tego momentu zakazano instalowania tachografów na tarczki, zastępując je urządzeniami cyfrowymi, które do zapisu informacji potrzebują właśnie kart.

Jak sprawdzić ważność karty kierowcy?

Najważniejszą rzeczą przy wymianie karty kierowcy jest dopilnowanie wszystkich terminów, ponieważ w przeciwnym wypadku, jeśli nie uda się wszystkiego załatwić na czas, może to słono kosztować. Istnieje co najmniej kilka sprawdzonych metod kontroli ważności karty. Domyślnie jest ona wydawana na 5 lat (z kilkoma odstępstwami od tej reguły). Najprostszym sposobem weryfikacji, do kiedy jest ważny posiadany egzemplarz jest sprawdzenie tego terminu na blankiecie. Data znajduje się w rubryce 4b.

Nie jest to oczywiście jedyna droga. Jeżeli z jakichś przyczyn konieczne byłoby sprawdzenie tego w inny sposób można to zrobić z pomocą samego tachografu, wykonując wydruk przy włożonej karcie – mogą to być na przykład dane z ostatnich 24 godzin. W miejscu, gdzie znajdują się dane kierowcy znaleźć można imię i nazwisko właściciela karty, kraj wydania, jej numer oraz właśnie datę ważności.

Tę samą informację można także pozyskać bez konieczności zużywania papieru – wyświetlając dane na ekranie.

Prawidłowo działający tachograf bezlitośnie poinformuje kierowcę szczególnie, kiedy już termin ważności karty upłynie. Dzięki synchronizacji z wbudowanym zegarem odmówi jej przyjęcia, odnotowując zdarzenie „włożenie nieważnej karty”, lub wysunie ją, jeśli znajdowałaby się wcześniej w urządzeniu. Jednak, jeśli do tej pory nie postaramy się o nową kartę, może być już za późno.

Dla bezpieczeństwa zawsze można skorzystać z licznych aplikacji, które służą kontroli terminów ważności naszych dokumentów. Nawet niektóre firmy transportowe wyręczają w tym swoich kierowców, dzięki czemu ci mogą z wyprzedzeniem wymienić karty, zapewniając ciągłość pracy.

Kiedy należy wymienić kartę do tachografu?

Określenie terminu ważności karty jest właśnie istotne dla zachowania owej ciągłości. Kierowcy, który – wbrew przepisom – nie rejestrowałby na karcie kierowcy danych o swoich aktywnościach grozi kara w wysokości 2000 PLN, a to dopiero początek sankcji.

Wymiana karty do tachografu powinna nastąpić w kilku sytuacjach. Po pierwsze, kiedy dobiega końca termin ważności aktualnie posiadanej karty. Jednak ponadto możemy wskazać zmianę danych posiadacza (np. danych administracyjnych) czy jej uszkodzenie.

W przeciwieństwie do pozostałych przypadków, gdy mamy do czynienia z przedłużaniem ważności karty, przewidziano 60-dniowy okres na zrealizowanie tego procesu. Oznacza to, że już na ok. 2 miesiące przed upływem ważności posiadanej sztuki można złożyć wniosek o kolejną, co pozwala uniknąć przestojów w pracy i płynnie zamienić karty.  

Należy jednak pamiętać, by wniosek złożyć najpóźniej 15 dni przed końcem, ponieważ w takiej sytuacji istnieje szansa, że nowa karta nie przyjdzie na czas. Wówczas pod żadnym pozorem nie powinno się korzystać z tachografu cyfrowego.

Ważność prawa jazdy a karta do tachografu

Karta kierowcy nie jest jedynym atrybutem zawodowego szofera. Oprócz niej należy zwrócić uwagę choćby na termin ważności uprawnień do kierowania daną kategorią pojazdu czy świadectwa kwalifikacji zawodowej (popularnego „kursu na przewóz osób/rzeczy”). Na samej karcie do tachografu znajduje się też numer prawa jazdy, jakim dysponuje dany kierowca, jednak nie musi się okazać, że ów numer przez całe życie pozostanie taki sam. Co zatem w przypadku, gdy kierowca będzie musiał wymienić prawo jazdy i przy okazji zostanie mu nadany nowy numer?

Nie jest to może najczęstsza sytuacja, z czasem wręcz jest coraz rzadziej spotykana. Może jednak dotknąć każdego kierującego. W Internecie natrafić można na wiele różnych informacji ze strony samych kierowców, spedytorów i innych. Wynika to z faktu, że do 15 czerwca 2019 r. Ustawa o tachografach wprost mówiła, że kartę kierowcy wydaje się na 5 lat, ale nie dłużej niż termin ważności prawa jazdy. Dziś jednak ten zapis ograniczono po prostu do 5 lat, teoretycznie niezależnie od ważności prawa jazdy.

Na tej podstawie można pokusić się o stwierdzenie, że – nawet jeśli zmieni nam się numer prawa jazdy – nie mamy obowiązku wymiany karty kierowcy na nową. Dalej budzi to jednak sporo wątpliwości i najbezpieczniejszym rozwiązaniem zawsze będzie wymiana w takim przypadku także karty kierowcy, żeby wszystkie dane były ze sobą spójne.  

Jak wymienić kartę kierowcy?

W celu uzyskania nowej karty kierowcy nie ma konieczności kończenia specjalnych szkoleń czy zdawania egzaminów, tak jak ma to miejsce np. w przypadku świadectwa kwalifikacji zawodowej (kodu 95). Należy zwrócić się do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A.. Jest to organ odpowiedzialny za wydawanie kart do tachografów w Polsce. Oprócz kart kierowców wydaje także te przeznaczone dla firm, służb kontrolnych i warsztatów. Teoretycznie więc cała procedura nie powinna sprawiać trudności, jednak w wielu przypadkach okazuje się to bardziej skomplikowane niż mogłoby się wydawać.

Podstawową trudnością jest fakt, że karty do tachografu w przeciwieństwie do choćby prawa jazdy czy dowodu osobistego nie da się załatwić „przy okienku”. Chociaż dla niektórych to nawet zaleta, w wielu przypadkach kontakt z drugą osobą, która wyjaśni cały zabieg okazuje się nieoceniony. W takim razie jak wnioskuje się kartę kierowcy?

Korzystając z Internetu. Wszystkie najważniejsze informacje i druki znaleźć można na stronie www.info-car.pl, która stanowi platformę dedykowaną dla załatwiania licznych spraw związanych z transportem i komunikacją. Na stronie należy skorzystać z zakładki „Tachograf”, gdzie dalej poprowadzi nas strona.

W jakiej formie składa się wniosek o kartę kierowcy?

Aktualnie udostępniono zainteresowanym 2 drogi wnioskowania o kartę kierowcy. Za pomocą portalu możliwe jest bowiem złożenie wniosku w formie online a warunkiem skorzystania z tej opcji jest posiadanie profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu, za pomocą którego podpisuje się wniosek. Drugą możliwością jest pobranie wymaganych formularzy i skierowanie ich do PWPW drogą pocztową.

Podstawową różnicą jest tutaj czas, jaki potrzebny jest do zrealizowania wniosku. Składając wniosek internetowo, można otrzymać nową kartę w ciągu nawet 2 tygodni. Z kolei w przypadku wniosków papierowych należy dodatkowo wziąć pod uwagę czas potrzebny na dostarczenie dokumentów do organu wydającego karty i wydłużony czas potrzebny do zrealizowania wniosku (m.in. konieczność ręcznego wprowadzenia danych przez pracownika). Dużą zaletą rozwiązania online jest też intuicyjność samego portalu, który krok po kroku prowadzi przez kolejne etapy, prosząc o podanie odpowiednich danych czy dodanie załączników. W niektórych przypadkach pozwoli nawet na uniknięcie drobnej pomyłki, która mogłaby wpłynąć na czas rozpatrzenia złożonej aplikacji.

Dokumenty potrzebne do wymiany karty kierowcy

Podstawowym dokumentem, jaki powinien posiadać kierowca chcący uzyskać kartę do tachografu jest prawo jazdy. Do wniosku z kolei należy dodać szereg wymaganych załączników, których lista może różnić się w zależności od przypadku. Każdorazowo do wniosku należy dołączyć wyraźną fotografię twarzy na białym tle (format analogiczny do prawa jazdy) oraz wzór podpisu.

Dodatkowo wymagane mogą być:

1. skan/kserokopia prawa jazdy – dotyczy osób posiadających prawo jazdy wydane za granicą,
2. skan/kserokopia międzynarodowego prawa jazdy – dotyczy osób posiadających, których krajowe wymaga dodatkowo międzynarodowego prawa jazdy,
3. upoważnienie – dotyczy osób, które wnioskują o kartę kierowcy za pośrednictwem pracodawcy,
4. skan/kserokopia karty kierowcy – dotyczy osób, które wymieniają zagraniczną kartę kierowcy.
5. oryginał karty kierowcy (fizycznie przesłany do PWPW) – dotyczy osób wymieniających kartę uszkodzoną lub wymieniających kartę z powodu zmiany danych (np. kraju zamieszkania).

Nie są to jedyne dokumenty, jakie mogą okazać się potrzebne, jednak z pewnością te, których wymaga się najczęściej. Katalog pozostaje otwarty, ponieważ w szczególnych sytuacjach mogą być wymagane dodatkowe dokumenty potwierdzające np. stałe miejsce zamieszkania na terenie Polski. Dodatkowo poprzez zaznaczenie odpowiednich kratek do każdego wniosku dodaje się też wymagane oświadczenia.

W przypadku osób, które ubiegają się o polską kartę kierowcy, nie posiadając polskiego prawa jazdy, warto dołączyć do wniosku skan lub kserokopię krajowej karty kwalifikacji kierowcy bądź świadectwa kierowcy. Może to wyraźnie skrócić czas rozpatrzenia wniosku, ponieważ w przeciwnym razie PWPW musi zweryfikować prawdziwość posiadanego prawa jazdy, co niekiedy zajmuje 3 do 7 tygodni.

Ile kosztuje karta kierowcy?

Najmniej przyjemną czynnością związaną ze złożeniem wniosku jest moment płatności. Aktualnie otrzymanie karty kierowcy wiąże się z wydatkiem 172,20 PLN brutto. Opłatę należy wnieść jeszcze zanim wyślemy wniosek, ponieważ w przeciwnym wypadku nie będzie on rozpatrzony. Decydując się na drogę elektroniczną, płatność również realizowana jest w ten sposób: za pomocą szybkiego przelewu, karty płatniczej lub BLIKa. Jeśli zaś wniosek wysyłany jest papierowo, oprócz płatności internetowych można zdecydować się także na przelew tradycyjny, które potwierdzenie dodaje się jako załącznik.

Odbiór nowej karty kierowcy

Po złożeniu wniosku musi on zostać zweryfikowany a następnie, jeśli wszystko pójdzie pomyślnie, zleca się wyprodukowanie karty. Podobnie jak przy wysyłaniu wymaganych dokumentów, nie ma możliwości osobistego odbioru dokumentu. Karta kierowcy wysłana jest pod adres wskazany we wniosku listem poleconym. Po produkcji karty PWPW wysyła na podany numer telefonu informację o jej nadaniu, więc w ciągu kilku dni można spodziewać się wizyty listonosza lub – alternatywnie – awizo w skrzynce pocztowej. Co ważne, jeśli karta nie zostanie odebrana na czas, poczta zwróci ją do nadawcy.

Czy muszę odsyłać starą kartę do tachografu?

W związku z regularnym obowiązkiem wymiany karty kierowcy od lat toczona jest dyskusja dotycząca konieczności zwrotu karty kierowcy po upływie jej terminu ważności. W myśl polskich przepisów kierowca zobowiązany jest do odesłania do organu wydającego karty, kiedy straci ona ważność. W końcu, zgodnie z prawem, właścicielem kart do tachografów jest organ wydający, o czym wiele osób zapomina.

W branży natknąć można się na liczne komentarze, w myśl których wspomniany obowiązek jest jedynie fikcją, co zazwyczaj popierane jest przykładem z praktyki. Biorąc jednak pod uwagę literę prawa, nie pozostawia ona pola do dyskusji – art. 47 ust. 2 pkt 2) lit. b) Ustawy o tachografach jasno wprowadza ten obowiązek a ewentualna decyzja o jego niedopełnieniu przez kierowcę jest obarczona ryzykiem.

Warto zatem odpowiedzieć na ważne pytanie: co zrobić ze starą kartą kierowcy? Z pewnością nie należy od razu odsyłać jej do PWPW. Wprawdzie nie zapiszemy na niej więcej danych, ale przyda się nam w celu wykazania danych o aktywności w okresie poprzednich 28 dni (od 2025r. będzie to już 56 dni). Oprócz tego stara karta koniecznie powinna zostać sczytana w firmie do przyszłych celów kontrolnych i ewidencyjnych.

Ważna karta kierowcy to podstawowy atrybut kierowcy zawodowego

Przeterminowanie się karty do tachografu w bardzo wielu przypadkach może powodować konieczność przymusowego wolnego u kierowców. Dlatego też dobrą praktyką jest regularne kontrolowanie ważności posiadanych dokumentów. Z pozoru banalna czynność, jaką jest wymiana karty kierowcy, może przysporzyć nieco problemów, stąd też dla zachowania ciągłości warto jest zawnioskować o nowy egzemplarz z odpowiednim wyprzedzeniem, w końcu ustawodawca przewidział na to nawet 60 dni. Jeżeli zachodzi obawa, że możemy nie wyrobić się na czas, warto rozważyć pomoc specjalistów, którzy zorganizują to za nas. Kara za wykonywanie przewozu drogowego, nie rejestrując prowadzenia pojazdu, to nie tylko grzywna w wysokości 2000 PLN, ale też ryzyko utraty prawa jazdy.