Karta Kierowcy – co to jest i jak ją uzyskać?

ABC Szkolenia 16.05.2023

Karta do tachografu, czyli oficjalnie “Karta Kierowcy” jest niezbędnym dokumentem dla osób prowadzących pojazdy podlegające przepisom regulującym czas pracy kierowców zawodowych, które muszą być wyposażone w tachograf. Wymóg posiadania tachografu cyfrowego dotyczy głównie pojazdów przewożących towary o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony oraz tych, które są przystosowane do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą. A już od lipca 2026 roku obowiązek ten rozszerzy się także na pojazdy o DMC od 2,5 t do 3,5 t w przewozach międzynarodowych. W artykule przedstawiamy szczegółowe informacje na temat funkcji karty kierowcy, procesu jej uzyskania, przedłużenia ważności oraz procedur związanych z jej utratą lub zniszczeniem.

Spis treści

Kto musi mieć kartę kierowcy?

Kartę kierowcy powinna posiadać każda osoba kierująca pojazdem, który podlega przepisom rozporządzenia 561/2006 regulującego czas jazdy, przerw i odpoczynku kierowców zawodowych. Obecnie obowiązek wyposażenia pojazdu w tachograf cyfrowy dotyczy:

pojazdów przeznaczonych do przewozu towarów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony,
pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu powyżej 9 osób (razem z kierowcą).

W lipcu 2026 r. obowiązek wyposażenia pojazdu w tachograf obejmie również pojazdy o DMC od 2,5 t do 3,5 t w przewozach międzynarodowych.

Do czego służy karta kierowcy?

Karta kierowcy przeznaczona jest do rejestracji aktywności kierowców zawodowych takich jak: jazda, wykonane odpoczynki, praca inna czy okresy gotowości. Informacje zapisane na karcie służą do celów kontrolnych i rozliczeniowych. Maksymalny okres na pobranie danych z karty kierowcy przez przedsiębiorcę na poczet ewidencji i rozliczenia czasu pracy zatrudnionych kierowców wynosi 28 dni roboczych. Po upływie tego terminu należy zgrać zapisane dane i obowiązkowo przechowywać przez kolejnych 12 miesięcy.

Gdzie uzyskać kartę kierowcy?

Karta kierowcy jest dokumentem wydawanym przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych (PWPW). Wniosek można złożyć w formie:

papierowej wysyłając pobrany ze strony internetowej info-car.pl wniosek wraz z niezbędnymi załącznikami drogą pocztową na adres: ul. Karczunkowska 30, 02-871 Warszawa – szacunkowy czas realizacji wniosku wynosi 30 dni roboczych od momentu złożenia kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku,
online za pośrednictwem strony info-car.pl – szacunkowy czas oczekiwania na kartę wynosi 7 dni roboczych od momentu złożenia kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku.

W szczególnych przypadkach termin realizacji wniosku może się wydłużyć. Do czasu realizacji wniosku w obu przypadkach należy doliczyć czas dostarczenia wyprodukowanej karty przez pocztę. Warto zaznaczyć, że o kartę nie przewidziano możliwości załatwienia sprawy osobiście, np. przez pojawienie się w urzędzie.

Kiedy wnioskować o wydanie karty?

O wydanie karty kierowcy najlepiej wnioskować przed podjęciem pracy na stanowisku kierowcy pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy. Warto jednak pamiętać, że karta kierowcy powiązana jest z konkretnym numerem prawa jazdy. Najlepiej zatem poczekać z wnioskowaniem o kartę do momentu uzyskania najnowszego dokumentu prawa jazdy.

Kiedy można przedłużyć ważność karty kierowcy?

Karta kierowcy wydawana jest na okres 5 lat. Po upływie ważności posiadanej karty, jeśli dalej chcemy przewozić towary lub osoby, należy ubiegać się o wymianę dokumentu. Wniosek o wznowienie karty do tachografu należy złożyć w PWPW nie wcześniej niż dwa miesiące i nie później niż piętnaście dni roboczych przed upływem ważności aktualnie posiadanej karty.

Karta kierowcy przypisana jest do konkretnego prawa jazdy, zatem przy wymianie prawa jazdy warto zwrócić uwagę czy jego numer nie uległ zmianie. W przypadku zmiany numeru powinno się wymienić też kartę kierowcy.

Co jest potrzebne do złożenia wniosku o wydanie karty do tachografu?

Do wniosku o wydanie karty należy dołączyć:

zdjęcie – na białym tle przedstawiające lewy półprofil lub na wprost twarz osoby, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami
skan podpisu – podpis odręczny wykonany czarnym kolorem w ramce o wymiarach 10 cm na 3 cm na białej kartce A4
skan oświadczenia o normalnym miejscu zamieszkania – oświadczenie potwierdzające, że przebywasz ponad 185 dni na terytorium Polski

Ponadto w niektórych przypadkach wymagane będą dodatkowe dokumenty takie jak:

skan prawa jazdy – jeśli dokument był wydany w innym państwie niż Polska
kartę kierowcy – jeśli obecna karta została wydana w innym kraju, wymieniasz kartę z powodu zmiany danych osobowych lub administracyjnych oraz kiedy składasz reklamację albo twoja karta została uszkodzona
skan karty kierowcy – jeśli karta wydana była w innym kraju niż Polska i wnioskujesz o jej przedłużenie (powód ubiegania się o kartę kierowcy – przedłużenie ważności karty obcej)
kopia lub skan świadectwa kierowcy – w przypadku prawa jazdy wydanego poza UE i AETR
skan oświadczenia o posiadaniu ważnego prawa jazdy (w przypadku, w którym nie ma obowiązku dołączenia kopii prawa jazdy) – oświadczenie potwierdzające, że posiadasz ważne prawo jazdy co najmniej jednej kategorii: B, B+E, C1, C, D1, D, C1+E, C+E, D1+E, D+E
oświadczenie o utracie karty – jeśli zgubiłeś bądź zniszczyłeś kartę
zaświadczenie o zgłoszeniu kradzieży karty na Policji – jeśli karta została ci ukradziona
upoważnienie do złożenia wniosku w imieniu pracownika – jeśli składasz wniosek o kartę w imieniu swojego pracownika
oświadczenie potwierdzające zatrudnienie na stanowisku kierowcy w przedsiębiorstwie wykonującym przewozy drogowe – oświadczenie jest wymagane tylko w przypadku ubiegania się o kartę czasową-nieodnawialną
formularz reklamacyjny – jeśli chcesz zgłosić reklamację

Jakie dane zawiera karta kierowcy?

Na dokumencie znajdziemy informacje takie jak:

imię i nazwisko kierowcy,
data urodzenia kierowcy,
data wydania i data ważności karty kierowcy,
dane podmiotu wydającego kartę kierowcy,
numer PESEL kierowcy,
numer prawa jazdy kierowcy,
numer karty kierowcy,
zdjęcie kierowcy,
podpis kierowcy,
kraj rejestracji karty kierowcy.

Co robić w razie zgubienia lub zniszczenia?

Zdarza się , że karta zostanie skradziona, zgubiona, uszkodzona lub działa nieprawidłowo. W tych przypadkach kierowca powinien wystąpić o wydanie karty zastępczej w ciągu 7 dni kalendarzowych. Tymczasowy dokument zostanie wydany w ciągu 8 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. W razie wystąpienia powyższych przypadków, można kontynuować jazdę bez ważnej karty przez maksymalnie 15 dni kalendarzowych. Jednocześnie, w razie kontroli drogowej, należy przedstawić stosowny dokument np. zaświadczenie o zgłoszeniu uszkodzenia lub utraty karty.

Nowa karta kierowcy zostanie wydana na okres do końca ważności pierwotnego dokumentu.

Co grozi za jazdę bez ważnej karty kierowcy?

W Polsce za prowadzenie pojazdu bez ważnej karty kierowcy grozi mandat w wysokości:

2000 zł dla kierowcy pojazdu,
2000 zł dla osoby zarządzającej transportem w firmie,
2000 zł dla firmy transportowej.

Ponadto jeśli kierowca będzie poruszał się pojazdem powyżej 15 dni bez ważnej karty, a jednocześnie warunkiem przekroczenia tego terminu nie będzie zjazd do bazy, to może zostać ukarany kolejnym mandatem w wysokości 500 zł. Oprócz tego za każdy dzień jazdy bez prawidłowo wykonanego wydruku może dodatkowo zostać ukarany grzywną w kwocie 200 zł.

Wyjątek stanowi jazda w trybie OUT. Jego uruchomienie w tachografie oznacza on, że pojazd porusza się poza zakresem stosowania przepisów. Wówczas transportu nie regulują przepisy zawarte w rozporządzeniach Wspólnoty Europejskiej nr 561/2006, 165/2014 oraz w umowie AETR, a kierowca nie potrzebuje karty kierowcy.

Opłata za wydanie karty

Cena wydania karty kierowcy wynosi 140 zł + 23% VAT, łącznie 172,20 zł. W przypadku złożenia błędnego wniosku może zostać pobrana opłata w wysokości 25,83 zł brutto za jego rozpatrzenie. Przy ponownym złożeniu wniosku należy w takim przypadku opłacić pełną cenę 172,20 zł.