Cechy i umiejętności, które uczynią z Ciebie “spedytora sukcesu”

Kiedy zapytamy spedytorów co myślą o swoim zawodzie to część odpowie, że jest super, inni że to praca jak każda inna, a jeszcze inni, że jest to praca stresująca i wyjątkowo wymagająca. I wszyscy mają rację, bo jest to ich subiektywne odczucie. Każdy swoje zdanie wyrobił na podstawie własnych doświadczeń. Co jednak sprawia, że część spedytorów i spedytorek “czuje się jak ryba w wodzie” i osiąga sukcesy a reszta walczy o przetrwanie? W dzisiejszym artykule opiszę kluczowe cechy i umiejętności, które pomagają spedytorom w codziennej pracy.

Zakres stanowiska a kompetencje spedytora

„Spedytor (ang. forwarder) – jest to osoba fizyczna lub prawna, która zawodowo, za odpowiednie wynagrodzenie zajmuje się przemieszczaniem towarów oraz czynnościami z tym związanymi (przeładunek, przewóz, składowanie, pakowanie, ubezpieczenie, dystrybucja i inne). Spedytor jako pośrednik transportowy oddaje i/lub odbiera towar od przewoźnika. Spedytor jest rzecznikiem interesu ładunku, nie zaś żadnej ze stron. Jego zadaniem jest minimalizacja całkowitych kosztów związanych z procesem spedycyjnym. Spedytor jest pośrednikiem między klientem a przewoźnikiem. Nieustannie wpływa na optymalizowanie usługi transportu i powoduje, że usługa ta staje się zdecydowanie łatwiej dostępna.”

Encyklopedia Zarządzania

Z przytoczonej definicją wyłania nam się obraz spedytora posiadającego szeroką wiedzę na temat branży, która znacznie wykracza poza sam przewóz. Określany jest mianem “rzecznika interesu ładunku” i dba o minimalizację kosztów. Pośredniczy pomiędzy nadawcą a przewoźnikiem starając się wypracować zadowalający kompromis. Szuka i oferuje nowe rozwiązania w dynamicznie zmieniającej się branży.

A to wszystko odbywa się w powiązaniu z wieloma innymi procesami, przy współpracy z różnymi ludźmi, w trakcie realizacji innych zleceń oraz przy wykorzystaniu różnych narzędzi i oprogramowania. – Czyli w tzw. “bałaganie”.

Myślę, że teraz powoli dochodzi do Ciebie, że osiągnięcie zawodowego sukcesu (bądź też zwyczajnej stabilności) wymaga od kandydata pewnych cech i umiejętności, które mu to ułatwią. Część z nich jest wrodzona, część da się wypracować a inne przychodzą same wraz z doświadczeniem. Przejdźmy zatem do “clou” artykułu 🙂

Planowanie i podzielność uwagi

Spedytorzy muszą być bardzo zorganizowani, aby zarządzać licznymi zleceniami w tym samym czasie. Pracujemy jednocześnie nad wieloma różnymi operacjami transportowymi, które potrafią znacznie rozciągnąć się w czasie. Zachowanie kontroli nad zleceniami wymaga od nas dobrej organizacji pracy i umiejętności planowania przy jednoczesnej podzielności uwagi.

Ta praca wymusza na nas bycie “multizadaniowymi” pracownikami.  Ogromny napływ informacji nie może zaburzyć nam jasności myślenia. Skupienie to podstawa. Czasami podczas sprzedaży zleceń zacznie odzywać się do Was 30 osób na giełdzie, w tym samym czasie będziecie prowadzić rozmowę przez telefon z kierowcą na temat załadunku, czytając na drugim ekranie maila od klienta i zastanawiając się nad odpowiedzią na niego. Tak właśnie w skrócie wygląda każdy dzień w tej pracy.

Sumienność

Zakres obowiązków i dynamika pracy nie pozostawiają innego wyboru. Musisz być sumienny/a i odpowiedzialny/a. Pamiętać o wszystkim i wykonywać swoją pracę z dbałością o najmniejsze szczegóły. Jedna literówka w zleceniu potrafi przysporzyć sporo problemów, mieć duże konsekwencje finansowe i popsuć dobrze zapowiadającą się relację. O ile odpowiednie planowanie i organizowanie pracy pomoże Ci poukładać obowiązki w odpowiednie kolejności o tyle nie sprawi, że wykonają się same. Do tego potrzeba sumienności.

Co to znaczy być sumiennym?

• Terminowo wykonywać zaplanowane zadania – Dotrzymywanie ustalonych terminów, nawet w sytuacjach wymagających większego zaangażowania. I nie koniecznie mam na myśli terminy dostaw, na które nie zawsze ma się wpływ, ale na np. udzielanie odpowiedzi, przesłanie oferty lub kontakt w obiecanym terminie.
• Dbać o szczegóły – Pilnowanie, aby dane były poprawne i jasno przedstawione (CMRki).
• Przygotowywać się do spotkań z klientami i realizacji zleceń – Poznanie branży klienta, szczególnych wymagań dla przewozu danych towarów, tras jakimi będzie realizowany transport, procesów na firmach, itp. Wszystkiego, co może być Ci potrzebne, żeby odpowiedzieć na potrzeby klienta i zapewnić

Odpowiedzialność

Nie licz na to, że nigdy nie popełnisz błędu lub wszystko przebiegnie po Twojej myśli, bo wykonałeś/aś swoją pracę wzorowo. Transport to proces realizowany wieloetapowo i angażujący sporo osób. Po drodze od załadunku do rozładunku może wydarzyć się wszystko – awaria pojazdu, wypadek, przedłużająca się kontrola, ekstremalne zjawiska pogodowe, itp. Problemy bez wyjątku przytrafiają się nawet najbardziej doświadczonym i najlepszym spedytorom. W takiej sytuacji musisz wykazać się odpowiedzialnością.

Gdy pojawia się problem z transportem, spedytor bierze na siebie odpowiedzialność za znalezienie rozwiązania. Taka sytuacja ma często miejsce na linii kierowca-spedytor, kiedy to np. Kierowca spóźnił się na rozładunek lub pomylił trasę w późnych godzinach wieczornych (po zamknięciu biura) – jak wtedy reagujecie? Pomagacie czy ignorujecie sprawę?

Wśród tak dużej ilości spedycji trzeba się czymś wyróżniać. Naszą marką staje się nasze imię i nazwisko. Świat transportu jest naprawdę bardzo mały, zaczynając pracę w danej firmie poznacie ludzi którzy będą się przewijać w Waszej karierze w późniejszych etapach. Zadbajcie o to, aby kojarzyli Was od jak najlepszej strony.

Komunikacja  i elastyczność

Jasna i efektywna komunikacja jest niezbędna zarówno z klientami, jak i przewoźnikami lub kierowcami. O komunikacji napisałam osobny artykuł, który możecie przeczytać tutaj – “Efektywna komunikacja w transporcie. Jak widzi to spedytor?”

Odporność na stres

To jedna z najważniejszych cech. W naszej pracy codziennie musimy mierzyć się z różnego rodzaju problemami jak np. opóźnienia w dostawie, anulacja załadunku, awaria pojazdu czy uszkodzenie towaru. Jeśli nie masz nerwów ze stali możesz mieć problem w funkcjonowaniu w takich sytuacjach. Stres w odpowiednim natężeniu działa motywująco, ale przedłużający się stres niekorzystnie oddziałuje na nasze zdrowie.

Trzeba zachować zimną krew i z czystą głową podchodzić do spraw, tak aby podjąć najlepsze możliwe decyzje – to właśnie pokazuje nasz profesjonalizm.

Znajomość rynku i umiejętności negocjacyjne

Spedytorzy muszą znać dobrze rynek na którym działają, oraz posiadać umiejętności negocjacyjne tak aby uzyskać najlepsze możliwe warunki dla klientów i firmy. By być ciągle na bieżąco musimy analizować trendy rynkowe i stawki transportowe, które zmieniają się z tygodnia na tydzień.

Wiedzę na temat rynku oraz umiejętności negocjacyjne najczęściej nabywa się wraz z praktyką i doświadczeniem. Chociaż możesz dodatkowo wspomóc ten proces poprzez czytanie branżowych raportów, różnego rodzaju kursy, itp.

Znajomość przepisów

W pracy musimy być na bieżąco z przepisami prawnymi dotyczącymi transportu towarów, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. Wiedza ta obejmuje przepisy celne, regulacje dotyczące przewozu ADR, towarów chłodniczych, wymogi dotyczące dokumentacji transportowej i czas pracy kierowców. Pamiętajcie, aby codziennie sprawdzać zakazy jazdy na świecie, często musimy wydłużać przez to tranzyt time lub jeśli się nie da – puścić w trasę obsadę podwójną zamiast pojedynczej, tak aby zdążyć z dostawą na czas.

Technologia

Będąc współczesnym spedytorem musicie być biegli w korzystaniu z nowoczesnych narzędzi informatycznych, które ułatwiają zarządzanie transportem. Niezbędna jest znajomość systemów zarządzania transportem (TMS), umiejętność korzystania z systemów GPS, tworzenie raportów oraz umiejętność analizy danych. Coraz popularniejsze staje się również korzystanie w firmach transportowych ze sztucznej inteligencji. Ma to pomagać nam w codziennych obowiązkach skracając czas niektórych zadań.

Część cech, które wymieniłam powyżej musicie posiadać od początku swojej pracy dlatego, że nie da się ich nabyć. Z kolei umiejętności możecie zdobyć wraz z doświadczeniem i je doskonalić. Pamiętajcie, że w naszej pracy każdy dzień jest wyzwaniem i nie da się niczego zaplanować w 100% – dlatego, tak ważne jest aby być również kreatywnym.

Mam nadzieję, że ten artykuł Was zaciekawił. Może z własnego doświadczenia wiecie jakich jeszcze umiejętności potrzebujemy w pracy w spedycji? Czekam na Wasze komentarze 😊