Zlecenie transportowe – co to właściwie jest?

Pracując w branży TSL, określenie „zlecenie transportowe” pojawia się codziennie. Ale co to właściwie jest? Zlecenie transportowe to umowa pomiędzy dwoma stronami, w której jedna jest zleceniodawcą, a druga zleceniobiorcą. Na mocy tej umowy zleceniobiorca zobowiązuje się do przetransportowania określonych towarów z jednego miejsca do drugiego za ustaloną opłatą nazywaną “frachtem”.

Co to jest zlecenie transportowe i jak wygląda?

Zlecenie transportowe to umowa zawierana pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Ma charakter umowy cywilnoprawnej i określa najważniejsze elementy realizacji transportu. Najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się w zleceniu transportowym, to zleceniodawca i zleceniobiorca. Zlecenie powinno zawierać pełne nazwy obu firm oraz ich numery identyfikacji podatkowej oraz adres siedziby. Nie powinno również zabraknąć w zleceniu informacji na temat tego jaki rodzaj towaru oraz jego ilość i waga będzie podejmowany do transportu. Aby zlecenie było prawidłowo przygotowane powinny znaleźć się w nim również informacje na temat wartości towaru i specyfikacji dotyczących jego pakowania i oznakowania. Uściślenie warunków przewozu, takich jak miejsce załadunku, rozładunku czy clenia – daty i godziny załadunków i rozładunków czy wymagany środek transportu (typ pojazdu / charakter jego budowy) to jedna z podstawowych informacji która jest kluczowa, jej poprawność decyduje o prawidłowym wykonaniu przewozu. Obowiązki zleceniodawcy i zleceniobiorcy powinny znaleźć się w miejscu łatwo dostępnym na zleceniu (nie pomniejszoną czcionką, czy na zewnętrznej stronie internetowej). Zlecenie musi zawierać informację na temat stawki przewozowej, terminu płatności i ewentualnych kar finansowych wynikających z odchyleń od zlecenia. Jeżeli jest to wymagane przez zleceniodawcę, w zleceniu może znaleźć się informacja dotycząca tego jakie ubezpieczenie jest wymagane w trakcie realizacji transportu, informacja ta powinna zostać rozszerzona o zakres wysokości sumy ubezpieczenia oraz formę odpowiedzialności zleceniobiorcy. Zgodnie z prawem – zlecenie może zostać rozwiązane przez obie strony, dlatego w nim samym powinny znaleźć się jasne instrukcje co do rozwiązania umowy. Na samym końcu powinniśmy znaleźć w zleceniu informację o sposobie rozstrzygania sporów czy postanowienia końcowe wynikające z przepisów prawa.

Jak czytać zlecenie i na co zwracać uwagę?

Podejmując zlecenie transportowe, możemy się zdziwić, widząc pięciostronicowy dokument z 45 podpunktami, które definiują nasze prawa i obowiązki. Prawidłowe czytanie zlecenia transportowego i zwracanie uwagi na kluczowe elementy jest niezbędne, aby zapewnić prawidłowe wykonanie usług transportowych oraz uniknąć problemów prawnych i operacyjnych. Na co zatem zwracać główną uwagę, podejmując zlecenie?

1. Sprawdź dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Nazwa firmy i jej adres musi być poprawna, możesz to robić przeszukując internet. Warto również mieć dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za załadunek lub rozładunek, to może pomóc usprawnić te procesy.
2. Przeczytaj dokładnie nazwę towaru, który twój kierowca ma podejmować. Jeżeli jego nazwa techniczna nie jest dla Ciebie jasna, sprawdź co mówi o nim internet. Podejmując towar niebezpieczny czy odpadowy upewnij się że możesz realizować przewóz tego dokładnego towaru. Upewnij się również że faktyczna ilość towaru zgadza się z ilością na zleceniu transportowym które realizujesz.
3. Sprawdź trasę i wszelkie miejsca załadunku, rozładunku czy dodatkowych operacji transportowych. Upewnij się że daty operacji transportowych które znajdują się na zleceniu są realne do wykonania.
4. Przeczytaj i zrozum obowiązki stron. Podejmując zlecenie zrozum jaki jest zakres odpowiedzialności twojej firmy względem zleceniodawcy oraz jakie warunki musi spełnić zlecający.
5. Zwróć szczególną uwagę na kwestie finansowe, związane z frachtem oraz jego walutą. Przeczytaj dokładnie jaki jest termin płatności oraz jakie potencjalne kary za opóźnienia grożą tobie i twojej firmie.
6. Sprawdź wymagane ubezpieczenie. Upewnij się że zleceniodawca wymaga takiej polisy którą posiada twoja firma. Sprawdź, czy warunki ubezpieczenia są zgodne z wymaganiami.
7. Przeczytaj i zrozum okoliczności w których umowa transportu może być rozwiązana, zarówno przez zleceniodawcę jak i zleceniobiorcę.
8. Zwróć uwagę na kary za naruszenia zlecenia transportowego. Sprawdź jakie kary obowiązują za ewentualne naruszenia warunków umowy.

Jakie zapisy pojawiają się w zleceniach, na które powinniśmy uważać?

Niestety, często zlecenia, które podejmujemy, mogą zawierać zapisy lub podpunkty, które w sytuacji problemu mogą działać na naszą niekorzyść. Problemem branży transportowej są długie terminy płatności, dlatego to jedna z rzeczy, którą powinniśmy sprawdzać w pierwszej kolejności. Termin płatności powinien być dla nas akceptowalny. Obciążenia wynikające z braku przesłania SMS/MMS przez kierowcę to również często pojawiające się zagrożenie – brak dotrzymania tego zapisu może powodować naliczenie kar. Niebezpiecznych zapisów w zleceniach jest bardzo dużo; każdy, który budzi twój niepokój, powinien zostać zgłoszony zleceniodawcy i wyjaśniony – po zrealizowaniu transportu będzie za późno na wyjaśnienia czy „domawianie szczegółów”.

Prawo vs. zapisy w zleceniach

Prawo transportowe czy Konwencja CMR często jasno i dosadnie wyjaśniają problemy zaistniałe w transporcie, wtedy jedna ze stron może powołać się na poszczególny zapis w zleceniu. Niezależnie od tego, jak bardzo byśmy tego chcieli lub nie, prawo zawsze pozostaje ponad zapisami w zleceniach. Jak mówi jedna z zasad prawa: „Ignorantia iuris nocet” (nieznajomość prawa szkodzi). Przykładem sytuacji, w której prawo staje w szranki z zapisami w zleceniach transportowych, są różnego rodzaju obciążenia za nieterminowość w dostarczeniu dokumentów transportowych. Prawnie nie istnieje podstawa, na której można karać przewoźnika za opóźnienie w dostarczeniu dokumentów, a tego typu zapisy są sprzeczne z art. 11 ust. 3 Konwencji CMR. Zlecenia transportowe, pisane “na kolanie,” często zawierają zapisy wymyślone ad hoc przez osoby, które nie znają prawa. Dlatego ważne jest, by wszelkie niejasne lub nieakceptowalne zapisy skrupulatnie wykreślać ze zleceń lub nakazywać ich usunięcie pod rygorem nieprzyjęcia zlecenia do realizacji. Poświęćmy dziś 5 minut więcej na dokładne przeczytanie zlecenia transportowego, aby jutro nie tracić kilku godzin na nerwowe wyjaśnianie kwestii spornych.