Obowiązki i odpowiedzialność osoby zarządzającej transportem – czyli jak nie stracić CKZ!

Wiele osób utożsamia rolę zarządzającego transportem jedynie z tzw. „użyczeniem Certyfikatu”. I to dosłownie. Osoba z CKZ udostępnia firmie dane związane ze swoim Certyfikatem Kompetencji Zawodowych a firma może dzięki temu zdobyć lub utrzymać licencję transportową. Zarządzający pilnuje wyłącznie tego, aby na konto co miesiąc spływało ustalone wynagrodzenie, a firma tego by takie wynagrodzenie wypłacić. Czy można powiedzieć, że jest to układ typu „win-win”? Czy zarządzający transportem ma jakieś ustawowe obowiązki i czy może otrzymać mandat za ich niedopełnienie? Odpowiedź w dalszej części artykułu.

Kim jest osoba zarządzająca transportem?

Jednym z warunków postawionych przed przedsiębiorcą chcącym uzyskać dla swojej działalności zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (pot. licencję transportową) jest posiadanie wymaganych kompetencji zawodowych. W tym celu firma musi wskazać co najmniej jedną osobę, która posiada Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ) wydany przez Instytut Transportu Samochodowego po zdaniu egzaminu państwowego w tym zakresie. Osoba taka nazywana jest zarządzającym transportem.

Wyznaczenie osoby zarządzającej transportem może odbywać się na dwa sposoby:

1. zgodnie z art. 4 ust. 1 Rozporządzenia UE 1071/2009 (przedsiębiorca wyznacza sam siebie lub swojego pracownika, udziałowca, wspólnika itd.);
2. zgodnie z art. 4 ust. 2 Rozporządzenia UE 1071/2009 (zarządzającego i firmę łączy inna umowa, np. umowa zlecenie).

Więcej na temat możliwych sposobów nawiązywania współpracy pisałem w innym artykule: https://transup.eu/czym-jest-uzyczanie-ckz-jak-zaczac-prace-na-stanowisku-zarzadzajacego-transportem

Obowiązki osoby z CKZ – podejście ustawowe

Obowiązków osoby wykonującej zadania zarządzającego transportem w pierwszej kolejności powinniśmy szukać w Rozporządzeniu UE 1071/2009 a konkretnie w przytaczanym już art. 4. Co ciekawe, nie znajdziemy ich w kontekście ust.1 co oznacza, że ustawodawca nie zobligował pracodawcy do umieszczania np. w umowie o pracy konkretnych czynności, które osoba z Certyfikatem miałaby wykonywać w ramach swojego stanowiska. Pozostaje to w spójności z regulacjami Kodeksu pracy, w myśl których w umowie o pracę umieszcza się co do zasady jedynie rodzaj pracy a ze szczegółowym zakresem obowiązków pracownik jest zaznajamiany w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Odmienne podejście ustawodawca prezentuje w odniesieniu do osób wyznaczonych zgodnie z art. 4 ust. 2 ww. Rozporządzenia, czyli np. w kontekście „użyczenia” na podstawie umowy zlecenia. W tym przypadku przepis jasno wskazuje, jakie zadania muszą zostać wymienione w tego typu umowie.

„umowa wiążąca przedsiębiorcę z osobą, o której mowa w lit. a), precyzuje zadania, które ma ona wykonywać w sposób rzeczywisty i ciągły, oraz określa zakres obowiązków związanych z funkcją zarządzającego transportem. Zadania, które należy sprecyzować, obejmują w szczególności utrzymanie i konserwację pojazdów, sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych, podstawową księgowość, przydzielanie ładunków lub usług kierowcom i pojazdom oraz sprawdzanie procedur związanych z bezpieczeństwem”

Art. 4 ust. 2 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r.

Przytoczone obowiązki wymienione zostały przez ustawodawcę w sposób ogólnikowy. Pozostawiają one tym samym całkiem spore pole do interpretacji. Czy należy je w jakiś sposób precyzować? Niekoniecznie. Wiele urzędów, które oczekują wglądu do umowy między firmą a zarządzającym transportem szukają w tychże umowach dokładnie tych haseł, które wymienia przepis. Z punktu widzenia osoby zarządzającej transportem polecam jednak dopisać, co rozumie się pod poszczególnymi pojęciami tak, aby uniknąć późniejszych nieporozumień z przedsiębiorcą. Dla przykładu:

„Utrzymanie i konserwacja pojazdów – przez co rozumie się: pilnowanie terminów badań technicznych, kierowanie pojazdów na obowiązkowe przeglądy, bieżąca kontrola stanu technicznego pojazdów”.

Obowiązki osoby z CKZ – podejście praktyczne

Tak jak już wspomniałem, obowiązki wymienione przez ustawodawcę to tylko ogólne sformułowania. W praktyce, gdy ktoś zadaje mi pytanie ‘za co tak naprawdę odpowiedzialna jest osoba z CKZ w firmie’ odsyłam do załącznika IV Ustawy o transporcie drogowym. Dlaczego akurat tam? W załączniku tym wyszczególnione są bowiem potencjalne kary pieniężne, z którymi musi liczyć się osoba „użyczająca” swój Certyfikat.

Przykładowymi naruszeniami wymienionymi w ustawie, za które odpowiedzialność ponosi zarządzający transportem, są:

• niewyposażenie kierowcy w dokumenty takie jak: wypis z licencji, świadectwo kierowcy
• wykonywanie przewozu drogowego przez kierowcę który: nie posiada ważnego prawa jazdy, nie uzyskał odpowiedniej kwalifikacji wstępnej, nie posiada ważnej karty kierowcy
• przekroczenie przez kierowcę dopuszczalnego tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu o co najmniej 14 godzin
• wykonywanie przewozu drogowego pojazdem nieposiadającym ważnego aktualnego badania technicznego lub posiadającym usterkę lub usterki układu hamulcowego, połączeń układu kierowniczego, kół, opon, zawieszenia, podwozia lub innego wyposażenia, zakwalifikowane jako niebezpieczne
• korzystanie przez kierowcę z niedozwolonego urządzenia lub przedmiotu wykonanego lub przeznaczonego do celów podrabiania lub przerabiania danych rejestrowanych przez tachograf
• wykonywanie przewozu drogowego w czasie obowiązywania ograniczeń oraz zakazów ruchu niektórych rodzajów pojazdów na drogach

W praktyce zatem obowiązki zarządzającego transportem można wyczytać z taryfikatora mandatów – jeżeli za jakieś naruszenie osoba z CKZ może zostać ukarana to znaczy, że w jej interesie leży nie dopuszczanie do tego typu sytuacji.

Kary pieniężne dla osoby z CKZ

Za każde naruszenie wymienione w załączniku IV Ustawy zarządzający może otrzymać karę pieniężną w wysokości od 200 do nawet 2000 zł, przy czym za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli, łączna kwota mandatu nie może przekroczyć 3000 zł. W tym miejscu warto zaznaczyć, że do każdego wymienionego naruszenia została przypisana określona waga (w kolumnie 4):

• NN (najpoważniejsze naruszenie) – oznacza naruszenie najwyższej wagi
• BPN (bardzo poważne naruszenie) – przy czym 3BPN/średnio na pojazd/na rok = 1NN
• PN (poważne naruszenie) – przy czym 3PN/średnio na pojazd/na rok = 1BPN
• Brak informacji w kolumnie 4 – naruszenie NMW (mniejszej wagi)

Poza karą pieniężną „na konto” zarządzającego trafia zatem coś w rodzaju punktów karnych, które ważne są przez rok i mogą wpływać na dobrą reputację zarządzającego. Ale o tym za chwilkę.

Należy pamiętać, że karę pieniężną na osobę z CKZ nakłada się w drodze decyzji administracyjnej. To w praktyce oznacza, że po wystąpieniu sytuacji ujętej w taryfikatorze zarządzający otrzyma pismo o wszczęciu postępowania w tej sprawie. Nie spodziewaj się jednak, że takie pismo otrzyma się niezwłocznie po stwierdzeniu naruszenia w trakcie kontroli drogowej przeprowadzanej wobec kierowcy. Z reguły mija parę dobrych tygodnia a nawet miesięcy zanim list ostatecznie trafi do skrzynki zarządzającego. Nie mniej organ poinformuje w nim, że w ciągu 7 dni od daty otrzymania zawiadomienia, zarządzający ma możliwość przesłania wyjaśnień, które mogą wskazywać na brak jego winy w przywołanej sprawie.

Utrata CKZ – jakie mogą być przyczyny?

Certyfikat Kompetencji Zawodowych wydawany jest przez ITS bezterminowo. Co do zasady zatem, po jego uzyskaniu dokument ten powinien towarzyszyć nam przez całe życie. Istnieje jednak niebezpieczeństwo, że Certyfikat zostanie nam odebrany na skutek utraty przez zarządzającego dobrej reputacji.

Jakie mogą być przyczyny utraty dobrej reputacji przez zarządzającego?

• Po pierwsze – gdy zarządzającego skazano prawomocnie za przestępstwo określone w art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia 1071/2009 (w polskiej Ustawie o transporcie drogowym przestępstwa te wymienione zostały w art. 5 ust. 2a) – w tym przypadku dobra reputacja zostaje odebrana z urzędu.
• Po drugie – w przypadku gdy nałożono na zarządzającego karę pieniężną, o której pisałem w poprzednim akapicie i według załącznika IV wskazane naruszenie stanowi NN (najpoważniejsze naruszenie) lub w przeliczeniu jest to NN (zarządzający otrzyma 3BPN średnio na jeden pojazd którym zarządza w ciągu roku) – w takim przypadku następuje ocena dobrej reputacji, która dokonywana jest przez właściwy Urząd.

Odzyskanie CKZ po utracie

W przypadku skazania za przestępstwo lub w przypadku negatywnego wyniku oceny dobrej reputacji, zarządzający jest zobowiązany zwrócić, w terminie nie dłuższym niż 7 dni, certyfikat kompetencji zawodowych organowi, który wydał firmie zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (ciekawostka: Certyfikatu nie zwraca się do jednostki wydającej czyli do ITS). Zarządzającemu transportem uznanemu za niezdolnego do kierowania operacjami transportowymi przywraca się na jego wniosek zdolność do kierowania operacjami transportowymi, w drodze decyzji administracyjnej, po ustaniu przesłanek będących podstawą do stwierdzenia niezdolności do kierowania operacjami transportowymi oraz po zastosowaniu środka rehabilitacyjnego. W praktyce oznacza to, że po utracie CKZ trzeba:

1. zaczekać min. 1 rok (ale jednocześnie do zatarcia skazania jeśli odebranie CKZ nastąpiło na skutek popełnienia przestępstwa) oraz
2. ponownie zdać egzamin państwowy lub odbyć specjalne szkolenie trwające minimum 3 miesiące.

Jak nie utracić CKZ?

Najprostszą odpowiedzią na postawione pytanie jest: pilnować, aby w firmie nie miały miejsca naruszenia wymienione w załączniku IV do Ustawy o transporcie drogowym. Po wnikliwej analizie załącznika może się jednak okazać, że nie jest to takie proste. Istnieje jednak kilka sposobów, które mogą pozwolić na uniknięcie nieprzyjemności po stronie zarządzającego.

W pierwszej kolejności zarządzający powinien zadbać o spisanie sobie wszystkich terminów ważności: badań technicznych pojazdów, praw jazdy kierowców, kart kierowców, badań lekarskich i psychologicznych kierowców, świadectw kierowcy oraz świadectw kwalifikacji zawodowej. Dobrze wiedzieć, że to czy prawo jazdy nie zostało kierowcy cofnięte lub wstrzymane może bezpłatnie zweryfikować na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/sprawdz-uprawnienia-kierowcy

Kwestie dotyczące czasu pracy oraz jego rejestracji na tachografie zarządzający powinien mieć możliwość kontrolowania na podstawie raportów wykroczeń. Dla przykładu, firma transportowa która decyduje się na współpracę z ABC Szkolenia w ramach usługi ewidencji i rozliczenia czasu pracy, otrzymuje od nas w każdym miesiącu szczegółowy raport kontrolny każdego kierowcy wraz z omówieniem. Raport wyszczególnia, jaki mandat potencjalnie trafiłby do kierowcy, firmy oraz zarządzającego gdyby kierowca został skontrolowany na drodze lub gdyby kontrolujący chcieli dokonać sprawdzenia w siedzibie przedsiębiorstwa (nie stosując limitów kwotowych). Na podstawie raportu, zarządzający może upomnieć kierowcę lub wysłać go na dodatkowe szkolenia. Przykład wygenerowanego raportu poniżej.

Co jeszcze? Zarządzający powinien zadbać o stały kontakt z firmą (mail, sms, telefon, osobiście) oraz o wprowadzenie odpowiednich procedur/zaleceń, które pozwolą kierowcom na sprawdzenie przed ruszeniem w trasę czy posiadają oni wszystkie konieczne dokumenty. Przykłady takich procedur umieściliśmy w naszym szkoleniu „jak użyczać CKZ?”: https://transup.eu/kurs/jak-uzyczac-ckz-zacznij-zarabiac-na-swoim-certyfikacie-kompetencji-zawodowych