Czym jest „użyczanie CKZ”? Jak zacząć pracę na stanowisku zarządzającego transportem? 

Zgodnie z Kodeksem cywilnym przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Czy w myśl tej definicji, przedmiotem użyczenia może być Certyfikat Kompetencji Zawodowych? Co rozumie się pod pojęciem „użyczenie CKZ” i jak to zrobić zgodnie z prawem? Odpowiedź w poniższym artykule.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych jako podstawowy dokument w transporcie 

Certyfikat Kompetencji Zawodowych to jeden z podstawowych dokumentów w transporcie drogowym. Z pewnością zasługuje on na takie miano dzięki zapisom Rozporządzenia unijnego 1071/2009, które podaje warunki, jakie musi spełnić przedsiębiorca pragnący uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Dla porządku podam tylko, że obowiązek uzyskania takiego zezwolenia spoczywa na firmach pragnących wykonywać: 

• zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami powyżej 3,5 tony dmc w krajowym transporcie drogowym 
• zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami powyżej 2,5 tony dmc w międzynarodowym transporcie drogowym (poza zezwoleniem należy uzyskać jeszcze licencję wspólnotową) 
• zarobkowy przewóz osób autobusami w krajowym transporcie drogowym 
• zarobkowy przewóz osób autobusami w międzynarodowym transporcie drogowym (poza zezwoleniem należy uzyskać jeszcze licencję wspólnotową) 

Podjęcie działalności w wymienionym wyżej zakresie wymaga udokumentowania: 

• a) posiadania przez firmę rzeczywistej i stałej siedziby w jednym z państw członkowskich; 
• b) cieszenia się dobrą reputacją; 
• c) posiadania odpowiedniej zdolności finansowej; oraz 
• d) posiadania wymaganych kompetencji zawodowych. 

Tymczasem jedynym sposobem udokumentowania, że firma spełnia warunek podany w pkt. d jest przedstawienie osoby posiadającej Certyfikat Kompetencji Zawodowych.  

Warianty wyznaczenia osoby z CKZ 

No właśnie – napisałem przed chwilą, że taką osobę trzeba „przedstawić”. Użyłem takiego słowa celowo, ponieważ opcji na wskazanie osoby z Certyfikatem jest kilka, jak nie – kilkanaście. Podzielmy sobie jednak te opcje na dwa główne warianty.  

Wariant 1: zarządzający transportem 

W wariancie pierwszym przedsiębiorca wyznacza osobę, którą nazywać będziemy zarządzającym transportem. Taki zarządzający, poza oczywistym warunkiem posiadania Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, musi również: 

• cechować się dobrą reputacją 
• w sposób rzeczywisty i ciągły zarządzać operacjami transportowymi tego przedsiębiorstwa 
• posiadać miejsce zamieszkania na terenie Wspólnoty Europejskiej  
• mieć rzeczywisty związek z firmą 

Kwestią wymagającą dokładniejszego omówienia jest z pewnością rzeczywisty związek z firmą – co to tak naprawdę znaczy?  

„(zarządzający transportem – przypis autora) ma rzeczywisty związek z przedsiębiorstwem, polegający na przykład na tym, że jest jego pracownikiem, dyrektorem, właścicielem lub udziałowcem lub nim zarządza lub, jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną, jest tą właśnie osobą;” 

Art. 4 ust. 1 pkt. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1071/2009

Użycie słów „na przykład” wskazuje na to, że katalog ten nie jest zamknięty. Organy odpowiedzialne za wydawanie licencji w Polsce przyjęły, że w przypadku wyznaczenia osoby zarządzającej transportem zgodnie z wariantem pierwszym, stosunek łączący te osobę z firmą powinien polegać na zajmowaniu przez nią w przedsiębiorstwie jednego z poniższych stanowisk: 

– właściciel: osoba fizyczna lub prawna, która posiada prawo własności do firmy. Właściciel może być jedyną osobą prowadzącą firmę (np. w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) lub jednym z wielu udziałowców w większym przedsiębiorstwie. Właściciel ma prawo do zysków firmy oraz podejmowania kluczowych decyzji dotyczących jej działalności. 

– współmałżonek – zarządzający: w polskim systemie prawnym osoba współpracująca nie jest traktowana jako typowy pracownik, lecz jako osoba, która świadczy pracę na rzecz przedsiębiorstwa, w którym uczestniczy. Osoby współpracujące muszą być zgłoszone do ubezpieczeń społecznych, podobnie jak przedsiębiorcy. Oznacza to, że przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania za nie składek na ZUS. 

– udziałowiec: osoba fizyczna lub prawna posiadająca udziały w spółce. Udziałowcy mają prawo do udziału w zyskach firmy (dywidendach) oraz wpływ na decyzje strategiczne poprzez uczestnictwo w walnych zgromadzeniach. W zależności od ilości posiadanych udziałów, mogą mieć różny wpływ na zarządzanie firmą. 

– dyrektor: osoba odpowiedzialna za zarządzanie określonym obszarem działalności firmy lub całym przedsiębiorstwem. Dyrektorzy są zwykle mianowani przez zarząd lub właścicieli firmy i są odpowiedzialni za realizację strategii, zarządzanie zespołami oraz osiąganie celów biznesowych. 

– pracownik: osoba zatrudniona przez firmę na podstawie umowy o pracę. Tu warto zaznaczyć, że pracownikiem będzie zarówno osoba zatrudniona na cały etat jak i na każdą jego część. Pracownicy wykonują określone obowiązki na rzecz firmy, za które otrzymują wynagrodzenie. Pracownicy mogą pracować na różnych szczeblach organizacyjnych, od stanowisk operacyjnych po zarządzające. 

– zarządzający zgodnie z zasadą reprezentacji określoną w KRS w Dziale 2: osoba lub osoby wpisane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) jako uprawnione do reprezentowania spółki. Reprezentacja określona w KRS wskazuje, kto ma prawo do podejmowania decyzji i składania oświadczeń w imieniu spółki. Może to być pojedynczy członek zarządu, kilku członków działających łącznie lub inne konfiguracje zgodnie z zapisami w KRS. 

Jeżeli więc w firmie jest osoba, która zajmuje jedno z powyższych stanowisk, spełnia warunki, które przytoczyłem oraz, nade wszystko, posiada Certyfikat Kompetencji Zawodowych to taką osobę można zgłosić do Urzędu i tym samym spełnić jeden z wymogów do uzyskania licencji.   

Wariant 2: osoba uprawniona do wykonywania zadań zarządzającego 

Czy są jakieś inne opcje wyznaczenia osoby z Certyfikatem? Oczywiście! Zgodnie z art. 7c Ustawy o transporcie drogowym: 

Przedsiębiorca może, bez wyznaczania zarządzającego transportem spełniającego warunki, o których mowa w art. 4 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, w drodze umowy wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do wykonywania zadań zarządzającego transportem w jego imieniu, jeżeli osoba ta spełnia warunki, o których mowa w art. 4 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009. 

Art. 7c Ustawy o transporcie drogowym

Mówiąc prościej- firma można znaleźć inną osobę niż te wymienione w wariancie pierwszym i wskazać taką osobę jako pełniącą rolę zarządzającego, jeśli spełnia ona określone warunki. 

• Wyznaczona osoba posiada Certyfikat Kompetencji Zawodowych, miejsce zamieszkania na terenie Wspólnoty Europejskiej, spełnia warunek dobrej reputacji oraz ma podpisaną z firmą umowę, na mocy której może wykonywać zadania zarządzającego transportem w imieniu przedsiębiorcy. 
• Umowa wiążąca przedsiębiorcę z tą osobą, precyzuje zadania, które ma ona wykonywać w sposób rzeczywisty i ciągły, oraz określa zakres obowiązków związanych z funkcją zarządzającego transportem. Zadania, które należy sprecyzować, obejmują w szczególności utrzymanie i konserwację pojazdów, sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych, podstawową księgowość, przydzielanie ładunków lub usług kierowcom i pojazdom oraz sprawdzanie procedur związanych z bezpieczeństwem. 
• Osoba taka może kierować operacjami transportowymi nie więcej niż czterech różnych przedsiębiorstw, realizowanymi za pomocą połączonej floty, liczącej ogółem nie więcej niż 50 pojazdów. 
• Osoba taka wykonuje określone zadania wyłącznie w interesie przedsiębiorcy, a jej obowiązki są wykonywane niezależnie od przedsiębiorców, na rzecz których dany przedsiębiorca wykonuje przewozy. 

Pierwsze dwa warunki jednoznacznie wskazują, że między osobą z Certyfikatem a firmą powinno dojść do zawarcia umowy. Umowa o pracę została wykorzystana w wariancie pierwszym a więc do dyspozycji pozostają nam umowy regulowane przez Kodeks cywilny – umowy cywilnoprawne, z których najpopularniejszą (choć nie jedyną!) jest oczywiście umowa zlecenie. W tego typu umowie należy bezwzględnie zamieścić zakres obowiązków osoby z Certyfikatem. Można to zrobić przepisując z rozporządzenia ogólnikowe hasła jak utrzymanie i konserwacja pojazdów, przydzielanie ładunków itd. Od siebie jednak polecam doprecyzować co mamy na myśli np.: 

• Utrzymanie i konserwacja pojazdów przez co rozumie się: sprawdzanie ważności badań technicznych pojazdów, kierowanie na przeglądy, bieżąca kontrola stanu ogumienia.  

Sprecyzowanie obowiązków pozwoli uniknąć późniejszych nieporozumień między przedsiębiorcą a zarządzającym i w prosty sposób ustalić, przez czyje zaniedbanie powstało ewentualne naruszenie przepisów.  

Czy można „użyczać CKZ”? 

Przedstawione warianty nawiązania stosunku między firmą a osobą z Certyfikatem jednoznacznie wskazują, że Certyfikatu Kompetencji Zawodowych nie można „użyczyć” zgodnie z definicją tego słowa. Nie można przecież „oddać go komuś w używanie” ponieważ zawsze wiąże się to z rzeczywistą i stałą relacją na linii firma – osoba z CKZ. „Użyczenie CKZ” jest zatem sformułowaniem potocznym, które weszło na stałe do słownika „języka transportowego”. Niestety, nadal bardzo często zdarza się, że osoby posiadające Certyfikat nie zdają sobie sprawy z odpowiedzialności, z jaką wiąże się użycie przez nich swojego dokumentu i rzeczywiście  – zarządzają transportem tylko na papierze.  

Czy można „użyczyć CKZ” w więcej niż 4 firmach? 

W wariancie drugim, czyli przy „użyczeniu” na zasadach zgodnych z art. 4 ust. 2 Rozporządzenia 1071/2009 pośród wymienionych przeze mnie warunków pojawił się jasno sprecyzowany limit – max. 4 firmy o łącznej max. flocie 50 pojazdów. Tyle umów cywilnoprawnych może nawiązać osoba posługująca się aktywnie swoim Certyfikatem Kompetencji Zawodowych i taką flotą może zarządzać.  

Warto jednak zwrócić uwagę na fakt braku jakiegokolwiek wprost wyrażonego limitu firm oraz pojazdów, które może „wziąć pod swoje skrzydła” zarządzający transportem wyznaczony zgodnie z wariantem pierwszym chociaż były plany, aby go wprowadzić. Dlaczego ostatecznie się na niego nie zdecydowano? W tej kwestii wypowiedział się sam ustawodawca w procesie legislacyjnym związanym z wejściem w życie Ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw z dnia 26 stycznia 2022 r. Podniesiona została wówczas kwestia ograniczenia ilości firm, w których osoba zarządzająca transportem może wykonywać swoje obowiązki. Zgodnie ze stanowiskiem organu wyrażonym w zestawieniu uwag zgłoszonych na etapie konsultacji do projektu zmiany ustawy „W projekcie ustawy odstąpiono od zaproponowanych zmian w art. 7c utd z uwagi na liczne rozbieżności w zakresie sposobu uregulowania wskazanego zagadnienia zgłoszone w toku uzgodnień i konsultacji”.  

Czy można zatem – dla przykładu- nawiązać kilkanaście umów o pracę (na jakąś część etatu) i w ramach takich umów „użyczać CKZ” w większej ilości firm? Czysto teoretycznie – tak. W praktyce taka działalność trafia coraz częściej „pod lupę” organów wydających licencje, które to wzywają firmy korzystające z usług takich zarządzających do wskazania nowej osoby z Certyfikatem. W pismach, które trafiają do firm transportowych organy powołują się najczęściej na brak możliwości wykonywania obowiązków przez zarządzającego w sposób rzeczywisty i ciągły. Co więcej, jeśli dana osoba „użycza już CKZ” co najmniej w 4 firmach to musi liczyć się z wezwaniem do złożenia wyjaśnień w procesie wnioskowania o nową licencję.  

Czy postępowanie organów zmierzające do ograniczenia „użyczenia CKZ” jest słuszne? Jestem ciekaw Twojej opinii w tym temacie.  

Jak „użyczać CKZ”?  

Pierwszym krokiem na drodze do „użyczenia CKZ” jest zatem nawiązanie rzeczywistego stosunku z firmą. Niezależnie od wybranego wariantu, spełnienie warunku kompetencji zawodowych wiąże się jednak ze zgłoszeniem osoby z Certyfikatem do urzędu. W tym celu zarządzający musi:  

• przedstawić informację o niekaralności pobraną z Krajowego Rejestru Karnego (jak wnioskować: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego)
• wypełnić oświadczenie o niekaralności (przykład oświadczenia w przypadku wniosku składanego do GITD: ON)* 
• wypełnić oświadczenie osoby zarządzającej transportem (przykład oświadczenia w przypadku wniosku składanego do GITD: OC)* 
• dołączyć ksero swojego Certyfikatu Kompetencji Zawodowych 

*poszczególne druki mogą różnić się w przypadku, gdy przedsiębiorca składa dokumenty do Starostwa Powiatowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności (posiada lub wnioskuje tylko o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego).  

Wniosek do odpowiedniego urzędu składa przedsiębiorca, który wnioskuje o zezwolenie lub chce zmienić aktualną osobę zarządzającą.  

Dalej pozostaje już „tylko” wykonywać swoje ustawowe obowiązki „z głową” przy użyciu dostępnych środków. Jak to robić, żeby nie narażać się na niepotrzebne mandaty i utratę uprawnień? Odpowiedź z pewnością znajdziesz w naszym szkoleniu „Jak użyczać CKZ?” oraz w kolejnych artykułach.