Firma transportowa – jaką formę działalności wybrać?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z podejmowaniem ważnych i licznych decyzji. Do najistotniejszych należą wybór formy prawnej, w jakiej prowadzona będzie działalność oraz sposób jej opodatkowania. Zdarza się jednak, że te wybory dokonywane są bez głębszej refleksji, co po czasie może okazać się bardzo kosztowne. Zastanówmy się zatem jakie możliwości oferuje nam w tych względach otoczenie prawne, żeby podjąć świadomą i dobrą decyzję. Skupiać będziemy się przede wszystkim na aspektach istotnych z punktu widzenia przedsiębiorstwa działającego w branży transportowej, aczkolwiek część wniosków z tej analizy może być przydatna również w innych branżach.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Najprostszą i najtańszą formą prawną, w jakiej można prowadzić działalność jest jednoosobowa działalność gospodarcza (dalej będziemy posługiwali się w odniesieniu do niej skrótem: „jdg”).. Działalność rejestrowana jest w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – oficjalnym rejestrze jednoosobowych działalności gospodarczych w Polsce.

Jdg założyć mogą tylko osoby fizyczne, a każda osoba może prowadzić tylko jedną jdg. Przedsiębiorca działa pod własnym nazwiskiem, ale może, jeżeli chce, dodać do niego wyrażenie, które będzie w jakiś sposób identyfikowało jego przedsiębiorstwo. Przedsiębiorca występuje w obrocie gospodarczym jako on sam, jego firma nie jest więc odrębnym od niego podmiotem praw i obowiązków. Można powiedzieć, że jednoosobowy przedsiębiorca może mówić o sobie: moja firma to ja. Podmiotem praw i obowiązków w jdg jest sam przedsiębiorca (właściciel) zawsze, gdy cokolwiek w ramach jdg nabywa, albo do czegokolwiek się zobowiązuje.

Wszystkie decyzje w takiej firmie podejmuje jednoosobowo właściciel. Warto też wspomnieć, że „jednoosobowość” jdg dotyczy jedynie liczby właścicieli, natomiast każda jdg może zatrudniać pracowników, a ich liczba nie jest limitowana.

Prowadzenie jdg wiąże się z odpowiedzialnością właściciela firmy całym prywatnym majątkiem za firmowe zobowiązania. Od tej odpowiedzialności nie sposób się uwolnić i w najbardziej skrajnym scenariuszu należy brać pod uwagę konieczność sprzedaży składników prywatnego majątku (mieszkanie, biżuteria itd.), żeby spłacić firmowe zobowiązania.

Spółki

Jeżeli zamierzamy prowadzić działalność ze wspólnikiem (lub wspólnikami), to musimy zdecydować się na jedną ze spółek prawa handlowego. Dzielą się one na spółki osobowe (jawna, komandytowa i komandytowo-akcyjna) i kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjna).

W spółkach osobowych najważniejszą rolę pełnią wspólnicy: to oni odpowiadają za prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie jej na zewnątrz. W spółkach kapitałowych najważniejszy jest natomiast kapitał, który wspólnicy wnoszą do spółki. Sprawy spółki kapitałowej prowadzi zarząd, do którego wspólnicy mogą powołać samych siebie, ale mogą też powierzyć zarządzanie osobom spoza swego grona. Zarówno spółki osobowe jaki i kapitałowe mogą nabywać rzeczy i prawa majątkowe, mogą być pozywane i same pozywać, ale to spółki kapitałowe posiadają osobowość prawną – ich istnienie nie jest zależne od istnienia ich właścicieli i jeśli oni umrą albo zostaną zlikwidowani, to    osoby prawne funkcjonują dalej. O spółkach osobowych mówi się, że są ułomnymi osobami prawnymi – ich istnienie jest do pewnego stopnia zależne od istnienia ich właścicieli, a w przypadku ich śmierci albo likwidacji byt spółek osobowych może być, pod pewnymi warunkami, zagrożony.

Spółki osobowe

Najliczniejszą grupę spółek osobowych w Polsce stanowią spółki komandytowe. W takiej spółce funkcjonują jednocześnie dwa rodzaje wspólników i w każdej z nich musi być co najmniej jeden wspólnik każdego rodzaju: komplementariusz i komandytariusz. Komplementariusz odpowiada całym prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki, prowadzi jej sprawy i reprezentuje spółkę na zewnątrz. Komandytariusz odpowiada za zobowiązania spółki do wysokości sumy komandytowej – zazwyczaj jest to kwota rzędu od kilkuset do tysiąca złotych. Komandytariusz nie ma bezpośredniego wpływu na prowadzenie spraw spółki, ale przysługuje mu prawo do udziału w zysku spółki.

Spółka jawna, druga pod względem liczebności spółka osobowa w Polsce, to taka forma prawna, w której wszyscy wspólnicy są tego samego rodzaju i przysługują im te same prawa i obowiązki. Każdy z nich ma prawo i obowiązek prowadzić sprawy spółki i reprezentować ją na zewnątrz. Wiąże się z tym jednak pełna odpowiedzialność prywatnym majątkiem za firmowe zobowiązania. Jest to odpowiedzialność solidarna, co oznacza, że każdy z nich odpowiada całym prywatnym majątkiem za całe zobowiązania spółki – udział wspólnika w zysku spółki jest tu więc bez znaczenia.

Najmniej popularnym rodzajem spółki osobowej jest spółka komandytowo-akcyjna. Swą charakterystyką przypomina spółkę komandytową: musi w niej być przynajmniej jeden komplementariusz, który prowadzi sprawy spółki, reprezentuje ją na zewnątrz, ale w zamian ponosi pełną odpowiedzialność prywatnym majątkiem za jej zobowiązania. W takiej spółce musi być również co najmniej jeden akcjonariusz. Jego rola, podobnie jak w przypadku komandytariusza, ogranicza się przede wszystkim do wniesienia wkładu do spółki i czerpania z jej zysków. Akcjonariusz w ogóle nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Spółki kapitałowe

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać założona przez jednego lub większą liczbę wspólników, ale jedynym wspólnikiem nie może być inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Minimalny kapitał do jej utworzenia to 5.000 zł. Sprawy spółki prowadzi i reprezentuje ją na zewnątrz zarząd powołany przez wspólników.

Wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności prywatnym majątkiem za jej zobowiązania, ale pod pewnymi warunkami może ją ponosić zarząd. Jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu, to również może odpowiadać za zobowiązania spółki prywatnym majątkiem, ale tylko jako członek zarządu – to ważna uwaga. Udziały w spółce mogą być sprzedane lub ofiarowane przez dotychczasowego udziałowca innym osobom. Dane wspólników posiadających co najmniej 10% udziałów w spółce są ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Spółka akcyjna to najbardziej rozbudowana forma prawna do prowadzenia działalności gospodarczej. Jej założenie i prowadzenie wiąże się z największą ilością formalności. Spółkę akcyjną może założyć jeden lub więcej akcjonariuszy, ale jej jedynym akcjonariuszem nie może być jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Minimalny kapitał do jej utworzenia to 100.000 zł. Sprawy spółki oraz jej reprezentacja, podobnie jak przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, leżą w gestii zarządu. Spółka akcyjna powinna mieć również radę nadzorczą, która nadzoruje prace zarządu.

Akcjonariusze nie ponoszą odpowiedzialności prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki, mogą stracić co najwyżej wniesiony do niej kapitał. Odpowiedzialność mogą, pod pewnymi warunkami, ponosić jednak członkowie zarządu spółki. Dane akcjonariuszy nie są ujawniane w Krajowym Rejestrze Sądowym, mogą więc liczyć na anonimowość w obrocie gospodarczym.

Co brać pod uwagę wybierając formę prawną dla siebie?

Zamierzając prowadzić działalność samodzielnie, możemy, wbrew pozorom, wykorzystać w zasadzie… każdą z dostępnych w Polsce form prawnych działalności. Jeśli natomiast zależy nam na budowaniu firmy ze wspólnikami, to na pewno nie wykorzystamy do tego jdg. Która forma i w jakich okolicznościach będzie najodpowiedniejsza? Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników i zawsze musi być udzielana po pogłębionej analizie w indywidualnych okolicznościach.

Niezależnie od preferowanej formy prowadzenia działalności warto wziąć przede wszystkim pod uwagę to, kto będzie faktycznie podejmował decyzje w firmie i czy będzie na nas ciążyła odpowiedzialność prywatnym majątkiem za firmowe zobowiązania. Nie bez znaczenia będzie również sposób opodatkowania generowanych zysków.

W jdg praktycznie wszystkie decyzje podejmuje właściciel, nie ma tu wyjątków ani szczególnych sytuacji. Działając we własnym imieniu ponosimy też wszelkie konsekwencje ewentualnej porażki i musimy liczyć się z pełną odpowiedzialnością prywatnym majątkiem za firmowe zobowiązania.

Jeżeli celem przedsiębiorcy jest oddzielenie majątku firmowego od prywatnego i/lub prowadzenie działalności ze wspólnikiem czy wspólnikami, to wybór powinien paść na jedną ze spółek.

Niezależnie od tego, którą ze spółek wybierzemy należy pochylić się nad kwestią reprezentacji spółki. Jeżeli działamy ze wspólnikami, to rozsądnym wydaje się, by decyzje mogły zapadać po akceptacji co najmniej dwóch wspólników lub członków zarządu. Dlaczego? To swoisty biznesowy „bezpiecznik”, który ma chronić przed konsekwencjami złych decyzji podejmowanych wyłącznie przez jedną osobę. Konieczność zgody co najmniej dwóch osób powoduje, że przynajmniej jedna z nich zastanowi się głębiej nad ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami rozważanego pomysłu i powie „nie!”.

Kwestia odpowiedzialności prywatnym majątkiem zależy od wybranej spółki i roli przyjętej w ramach tej spółki. Wspólnicy spółki jawnej odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania prywatnym majątkiem. Spółki komandytowa i komandytowo-akcyjna pozwalają na ochronę majątku komandytariusza i akcjonariusza, ale aby tę rolę przyjąć należy pozyskać wspólnika, który poprowadzi sprawy spółki i weźmie na siebie odpowiedzialność za jej zobowiązania. Jest to wykonalne, ale nie zawsze łatwe. Wspólnicy spółek kapitałowych mogą spać spokojnie – niezależnie od wybranej formy prawnej ich majątki są chronione przed odpowiedzialnością za firmowe zobowiązania. Należy jednak pamiętać, że odpowiadać będą w tym przypadku członkowie zarządu, aczkolwiek oni akurat pod pewnymi warunkami mogą jej uniknąć.

Kwestia odpowiedzialności prywatnym majątkiem za firmowe zobowiązania w firmie transportowej powinna być szczególnie bacznie przeanalizowana, bo w pesymistycznym scenariuszu wartość zobowiązań może rosnąć lawinowo. W transporcie ponosimy przecież regularne i stosunkowo duże koszty związane z codziennym funkcjonowaniem firmy: paliwo, opłaty leasingowe, wynagrodzenia pracowników, naprawy pojazdów i tak dalej.

Opodatkowanie zysków

Sposób opodatkowania zysków również może wpłynąć na ostateczny wybór formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawy nie ułatwia tu fakt, że w prawie podatkowym roi się od przepisów szczególnych i wyjątków, a i same przepisy do najstabilniejszych nie należą i zmieniają się często i mocno.

Nawet najprostsza, wydawać by się mogło, jdg może wybrać jeden z trzech sposobów opodatkowania: według skali podatkowej (zasady ogólne), podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Na zasadach ogólnych opodatkujemy dochód według stawki 12%, jeżeli jego wysokość nie przekroczy w roku 120.000 zł, a jeżeli będzie wyższa, to od nadwyżki ponad tę kwotę zapłacimy 32% podatku. Stawka liniowa wynosi 19% niezależnie od poziomu dochodów. Stawka ryczałtu zależy od rodzaju wykonywanej działalności i może wynosić od 2% do 17% osiąganych przychodów. Podkreślmy: przychodów, bo opodatkowanie ryczałtem pomija ponoszone w ramach działalności wydatki. W przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego opodatkowaniu podlega dochód, czyli w uproszczeniu różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodów.

Spółka jawna, co do zasady, nie jest podatnikiem podatku dochodowego, chociaż od tej reguły są pewne wyjątki. Opodatkowanie spółki jawnej polega na tym, że każdy z jej wspólników opodatkowuje część zysku, która na niego przypada. Wspólnicy mogą zadecydować na jakich zasadach ma być opodatkowany ich udział (dla przykładu, osoby fizyczne mogą wybrać opodatkowanie według skali, liniowo albo ryczałtem).

Spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne i kapitałowe są podatnikami podatku dochodowego. Oznacza to, że każda z nich płaci podatek dochodowy sama za siebie. Na poziomie spółki obliczany jest dochód, od którego spółka płaci podatek 9% albo 19% – zależnie od indywidualnej sytuacji.

Od niedawna w odniesieniu do opodatkowania spółek funkcjonuje w Polsce tzw. estoński CIT. Estoński – bo jest wzorowany na rozwiązaniach stosowanych z powodzeniem od dłuższego czasu w Estonii. Polega on na tym, że tak długo, jak spółka nie wypłaca dywidendy, to nie płaci podatku dochodowego w ogóle. Tak, to nie pomyłka: pod pewnymi warunkami spółka istniejąca w Polsce może nie płacić podatku dochodowego, nawet jeśli ma duże zyski. To rozwiązanie nie sprawdzi się w każdym przypadku, ale po szczegółowej analizie może się okazać, że jeśli tylko trochę zmienimy pierwotne założenia, to mamy szanse na funkcjonowanie w podatkowym raju w sercu Europy.

Podsumowanie

Uniwersalnej i obiektywnie najlepsza forma prawna prowadzenia działalności gospodarczej nie istnieje. Każda z nich ma swoje wady i zalety albo po prostu cechy charakterystyczne – to, co dla jednej osoby jest zaletą inna uzna za wadę i, jak w pewnym dowcipie, obie będą miały w tym przypadku rację.

Ważne zatem, żeby dobrze poznać i zrozumieć charakterystykę każdej z form prawnych, dzięki czemu możliwe stanie się podjęcie świadomego wyboru. To ważne, bo dzięki podjęciu dobrej decyzji na początku prowadzenia działalności, później będziemy mogli skupić się na rozwijaniu firmy. Nie zaskoczą nas przecież sytuacje, w których objawią się te cechy danej formy prawnej, które w danej chwili uznamy za wady.

Z uwagi na to, że tak forma prawna prowadzenia działalności gospodarczej jak i kwestie podatkowe z nią związane mają swe źródła w szczegółowych przepisach prawa, to wydaje się, że warto przed rozpoczęciem działalności skonsultować ewentualne wątpliwości ze specjalistą, który pomoże je rozwiać albo skłoni do spojrzenia na dane zagadnienie z innej perspektywy. Prowadząc działalność gospodarczą nie musimy być ekspertami w każdej dziedzinie, ale powinniśmy wiedzieć przynajmniej tyle, żeby wiedzieć kiedy warto zwrócić się eksperta.